Crearea unei foi de calcul pentru urmărirea economiilor de costuri și a evitării costurilor permite organizației dvs. să raporteze cu exactitate atât economiile "dure", cât și cele "ușoare". Economiile grele sunt prezentate ca fiind costuri mai mici comparativ cu anul precedent. Economiile ușoare sunt mai puțin tangibile și pot include negocierea unei creșteri mai mici a costurilor de la un furnizor sau a unei formări "gratuite" care are o creștere a ratei. Dezvoltarea unei foi de calcul pentru a urmări economiile este esențială pentru furnizarea de stimulente celor responsabili pentru achiziții.
Elementele de care aveți nevoie
-
Foaie de calcul tabelar
-
Cheltuieli de exploatare anterioare
-
contracte
Cheltuielile de exploatare a grupului în categorii logice. Categoriile pot fi după tip, cum ar fi gruparea tuturor utilitarelor împreună. Dacă mai mulți angajați sunt responsabili pentru cumpărarea, cheltuielile de grup de către persoana responsabilă.
Introduceți titlul "Cheltuieli" din prima celulă a foii de calcul. Sub, introduceți numele unei categorii, apoi listați numele cheltuielilor în celulele de mai jos. Repetați pentru fiecare categorie.
În coloana următoare, introduceți rubrica "Actual" și anul. Sub ea introduceți suma de dolari petrecută în celulă, la dreapta fiecărui nume de cheltuieli. Etichetați următoarea coloană "Ajustări" și introduceți creșteri sau scăderi contractuale în același rând de cheltuieli pentru care se aplică. Etichetați următoarea coloană "Benchmark" și introduceți o formulă care să se înmulțească Sumele reale cu câte un plus ajustarea: (Actual * (1 + ajustare)).
Identificați cantitatea de produse produse anul trecut și producția planificată pentru anul viitor. În partea de sus a rândului următor, introduceți "pe unitate". Pentru toate cheltuielile aplicabile, cum ar fi materialele și forța de muncă, introduceți o formulă pentru a ajusta criteriul de referință la noile cantități: (Benchmark / Cantitate anul trecut * Cantitate în acest an).
Introduceți "Actual" și anul curent în rândul de sus al coloanei următoare și lăsați-l să fie necompletat până când sunt cunoscute sumele reale de cheltuieli. Titlul coloana următoare "Diferență". Pentru fiecare cheltuială, introduceți o formulă care scade cheltuielile reale din acest an din numărul din coloana de referință.
După fiecare categorie, introduceți două linii goale. Pe prima linie, tastați "Subtotal". În celula de lângă ea, tastați o formulă pentru a adăuga toate cheltuielile din acea categorie împreună și copiați-o peste toate coloanele din foaia de calcul. După ultima categorie, introduceți "Total" în prima coloană și în celula de lângă ea, introduceți o formulă pentru a adăuga împreună toate subtotalele categoriei. Copiați acest lucru în toate coloanele din foaia de calcul.
Introduceți cheltuielile prin semnarea contractelor noi sau prin primirea facturilor reale. Inserați rânduri suplimentare pentru orice cheltuieli noi sau pentru a înregistra costurile de evitare a costurilor.
sfaturi
-
Îmbunătățiți proprietatea asupra costurilor totale prin decizia în avans cu privire la modul în care vor fi recompensate economiile. Deciziile cheie includ dacă angajații vor fi recompensați pentru economiile nete pentru toate cheltuielile și pentru a gestiona economiile necorporale care afectează o altă categorie. Coloana de ajustare poate fi, de asemenea, utilizată pentru a stabili obiective. Introducerea procentului de economii dorit pentru fiecare categorie va crea obiective de referință pentru fiecare cheltuială. Asigurați-vă că includeți îmbunătățiri ale proceselor care duc la scăderea cheltuielilor de funcționare sau la reducerea orelor de muncă.
