Cum să pregătiți o foaie de calcul contabilă

Contabilii folosesc de multe ori foile de lucru ca un pas preliminar pentru pregătirea situațiilor financiare și consolidarea unei cantități mari de informații. Foaia de lucru este un instrument pentru crearea unui sold de probă și a unui bilanț corectat. Utilizează toate conturile conținute în înregistrările contabile ale companiei, înregistrările care ajustează intrările și calculează numerele finale pentru a intra în situațiile financiare. Crearea unei foi de lucru este un pas opțional și este cel mai adesea folosit în sistemele de contabilitate manuală. O foaie de lucru poate fi utilizată ca instrument de analiză într-un sistem computerizat sau manual de contabilitate.

Elementele de care aveți nevoie

Plan de conturi
Soldul contului curent
Ajustarea informațiilor de introducere a jurnalului
Hârtie cu 10 coloane

Pregătirea foii de lucru

Formatați foaia de lucru. Începând de la prima linie din partea dreaptă sus a paginii, listați fiecare dintre conturi din schema completă de conturi a companiei. Următoarea coloană este considerată prima coloană a foii de lucru. Etichetați prima și a doua coloană "Bilanțul procesului". Etichetați a treia și a patra coloană "Ajustări". Etichetați coloanele a cincea și a șasea "Balanța încercărilor ajustate". Etichetați coloanele a șaptea și a opta în "Situația veniturilor". Etichetați coloanele 9 și 10 "Bilanțul".

Pregătiți coloanele Balanța încercării. Scrie balanța curentă a fiecărui cont sub coloanele etichetate Balanța încercărilor. Dacă contul are un sold de debit, scrieți soldul în coloana din stânga. Dacă contul are un sold de credit, scrieți soldul în coloana din dreapta. Adăugați totalul debitelor și creditelor din partea de jos. Ar trebui să fie egale. Adăugați totalul debitelor și creditelor din partea de jos. De asemenea, ar trebui să fie egale.

Pregătiți coloanele Reglaje. Scrieți sumele tranzacției de intrare ajustate în coloanele etichetate Ajustări. Dacă suma tranzacției a fost debitată, scrieți suma din coloana din stânga. Dacă valoarea tranzacției a fost credit, scrieți suma în coloana din dreapta. Adăugați totalul debitelor și creditelor din partea de jos. Din nou, ar trebui să fie egale.

Pregătiți coloanele Balanța procesului ajustat. Scrieți soldul ajustat sub coloanele etichetate Balanța de încercare ajustată. Soldul ajustat se calculează luându-se suma din coloana Bilanțul procesului și adăugând ajustarea din coloanele Ajustări. Un sold de debit este mărit printr-o ajustare a debitului. Soldul de debit este redus printr-o ajustare a creditului. Dacă soldul de debit este redus la mai puțin de zero, acesta devine un credit. Aceeași filozofie se aplică și în cazul soldurilor de credit. Dacă soldul ajustat este un sold debitor, scrieți soldul în coloana din stânga. Dacă soldul ajustat este un sold de credit, scrieți soldul în coloana din dreapta. Adăugați totalul debitelor și creditelor din partea de jos. Totalurile ar trebui să fie egale.

Pregătiți coloanele Extras din venituri. Conturile de venituri și cheltuieli sunt conturile situației veniturilor. Soldurile din aceste conturi ar trebui să fie reportate din coloanele Balanța ajustată a testelor. Dacă era un sold debitor, acesta ar trebui să rămână un sold debitor. Adăugați totalul debitelor și creditelor din partea de jos. Coloanele nu vor fi egale. Această diferență este venitul net și trebuie adăugat la coloana din partea de jos pentru a face cele două coloane egale.

Pregătiți coloanele din Bilanțul contabil. Activele, pasivele și conturile de capital sunt conturile de bilanț. Soldurile din aceste conturi ar trebui să fie reportate din coloanele Balanța ajustată a testelor. Dacă era un sold debitor, acesta ar trebui să rămână un sold debitor. Adăugați totalul debitelor și creditelor din partea de jos. Coloanele nu vor fi egale. Această diferență se potrivește cu diferența dintre coloanele privind veniturile și venitul net. Ar trebui adăugat la coloana din partea de jos pentru a face cele două coloane egale.

sfaturi

Este posibil să se utilizeze un program de calculator pentru calcul tabelar în locul hârtiei cu 10 coloane. Utilizarea unei foi de calcul poate reduce potențialul de eroare.