Una dintre formele comune de comunicare în afaceri și știință este scrierea de rapoarte. Scrierea rapoartelor de afaceri și tehnice necesită abilități de scriere și organizare, capacități de cercetare și capacitatea de a interpreta datele și de a le prezenta într-o manieră pe care experții o pot aprecia încă pe care o poate înțelege un laic. Rapoartele de afaceri și tehnice au multe din aceleași elemente, prin urmare, principala diferență dintre rapoartele de afaceri și rapoartele tehnice este în general subiectul.
Determinați-vă publicul și modul în care vor fi difuzate informațiile dvs. comerciale și tehnice. Fie că scrieți pentru un grup de experți, fie că vă împărtășiți experiența de afaceri cu un grup de studenți, știind că publicul dvs. vă va ajuta să construiți un raport informativ, bine primit. Decideți dacă raportul dvs. este doar o formă scrisă de comunicare sau o prezentare multimedia. Dacă utilizați tehnologia care aduce beneficii prezentării, încorporați în orice mod diagrame, diapozitive, imagini video sau alte modalități de a ilustra unele dintre punctele din raport.
Efectuați cercetări pe tipuri de rapoarte de afaceri și rapoarte tehnice. Examinați rapoartele și șabloanele de eșantioane pentru a vă familiariza cu tipul de informații așteptat în propria comunicare de afaceri.
Descrieți subiectul și includeți sub-teme pentru a vă ajuta în procesul de cercetare. Pregătiți o schiță pentru a vă menține concentrarea pe fiecare secțiune și pentru a vă ajuta să evitați meanderingul, ceea ce poate produce o prezentare dezorganizată. Rapoartele tipice de afaceri sau tehnice includ următoarele secțiuni: introducere; calificări și fundal tematic; date de cercetare; concluzii; și considerente viitoare.
Proiectați prima secțiune de fond a raportului dvs. de afaceri sau tehnic. Începeți cu descrierea calificărilor, a intereselor și a motivelor pentru care informațiile dvs. sunt valoroase. Explicați modul în care publicul dvs. vă poate utiliza informațiile sau modul în care datele dvs. ar trebui interpretate. Nu-i spuneți publicului dvs. cum să vă percepeți constatările sau cum să formați opinii despre raportul dvs. În schimb, raportul dvs. ar trebui să înceapă cu contextul informațiilor dvs. De exemplu, dacă scrieți despre tendințele locului de muncă în ceea ce privește telecomunicațiile, explicați modul în care companiile pot utiliza constatările dvs. pentru a formula înțelegeri telecommuter.
Asamblați rezultatele cercetării și datele. Organizarea cercetării dvs. este extrem de importantă, deoarece audiența dvs. va pune la îndoială expertiza dvs. dacă prezentați constatări nesigure, depășite sau nevalabile. Asigurați-vă că datele dvs. sunt în mod special relevante pentru subiectul dvs. și că le restructurați într-un mod care este de înțeles.Cu excepția cazului în care audiența dvs. este alcătuită numai din experți cu cunoștințe profunde despre jargonul tehnic și de afaceri, păstrați-vă cercetarea simplă. Înlocuiți jargonul cu termeni familiarizați cu laicul și rezumați cercetarea într-un mod atrăgător.
Pregătiți o discuție cu privire la constatările dvs., inclusiv concluziile și modalitățile sugerate de a include raportul dvs. în procese de afaceri sau tehnice. Fără a fi disociat, articulați-vă constatările într-o manieră inovatoare și creativă. Rapoartele de afaceri și tehnice au câteodată o reputație de staiditate și conservatoare. Puteți inspira utilizarea creativă a raportului dvs. prin afișarea datelor pe care se pot utiliza audiențele cu gândire înainte.
Asamblați secțiunile documentului în ordine logică. Scrieți o scurtă introducere după ce ați finalizat fiecare secțiune - este adesea mai ușor să compuneți o introducere după ce aveți șansa de a revizui schița dvs. generală. Introducerea dvs. ar trebui să fie concisă - scopul introducerii dvs. este acela de a vă oferi pur și simplu publicului dvs. o privire la subiectul afacerii dvs. sau la raportul tehnic.
Permiteți-vă timp să perfecționați și să modificați raportul. Este o idee bună să puneți raportul deoparte și să reveniți la el o zi sau două mai târziu, cu un set de ochi proaspeți. Dacă este posibil, cereți unui coleg să vă revizuiască proiectul. Includeți sugestiile pe care le considerați suplimentare pentru credibilitatea și utilitatea informațiilor dvs.
