Indiferent de industria în care vă aflați sau de tipul muncii pe care o faceți, este inevitabil că într-un anumit moment va trebui să participați la o întâlnire de afaceri. Unele locuri de muncă, în special cele din birouri, au mai multe întâlniri pe zi, în timp ce alții le pot avea doar o dată la câteva săptămâni. Indiferent, este important să știți ce tipuri de subiecte sunt discutate în cadrul întâlnirilor la locul de muncă, cum trebuie să se desfășoare o întâlnire eficientă și ce reguli etichetate să urmați în timpul unei întâlniri. Dacă sunteți responsabil de desfășurarea unei întâlniri, s-ar putea să vi se cere să veniți cu spărgătoare de gheață pentru participanți sau să faceți note sau minute la întâlnire.
Ce este o întâlnire de afaceri?
În esență, o întâlnire de afaceri este o adunare de doi sau mai mulți oameni pentru a discuta idei, obiective și obiective care privesc locul de muncă. Întâlnirile de afaceri se pot desfășura personal într-un birou sau într-o locație diferită sau chiar prin telefon și prin videoconferință. Întâlnirile au loc cu angajații, managerii, directorii, clienții, perspectivele, furnizorii și partenerii și oricine are legătură cu organizația. În majoritatea cazurilor, trebuie să aibă loc o întâlnire atunci când problema la îndemână este ceva ce nu poate fi comunicat în mod corespunzător prin telefon sau prin e-mail și necesită o interacțiune față în față cu unul sau mai multe persoane.
Scopul unei întâlniri de afaceri este adesea să ia decizii importante cu privire la organizație. Indiferent dacă este vorba despre o problemă departamentală, cum ar fi cum să crească bugetul de marketing sau o chestiune organizațională mai mare, cum ar fi câți oameni să se lase în timpul unei perioade de tranziție, o întâlnire vă ajută să transmiteți ideile în mod clar. Atunci când vorbește în persoană cu părți interesate importante, este mai ușor să obțineți în mod eficient informații importante pentru a ajunge la decizia în cauză.
Un alt obiectiv comun pentru întâlniri include realizarea unor anunțuri importante. Acestea pot fi schimbări organizatorice, planuri operaționale sau schimbări în direcția companiei. Adesea, întâlnirile sunt ținute atunci când directorii executivi se alătură sau părăsesc echipa sau atunci când compania sărbătorește un reper important sau succes. Aceste întâlniri pot contribui la creșterea angajamentului angajaților și a armoniei organizaționale.
Întâlnirile de afaceri contribuie, de asemenea, la rezolvarea conflictelor și la rezolvarea problemelor complexe. Conflictul poate fi un eveniment comun la locul de muncă, cu multe personalități diferite care lucrează împreună la o echipă. În timp ce unele conflicte sunt sănătoase și pot stimula creșterea, acestea pot fi, de asemenea, nedorite și necesită rezolvare rapidă. Organizarea unei întâlniri poate ajuta părțile dezacordante să ajungă la o înțelegere. Problemele mai mari care implică mai multe părți interesate au șanse mai mari de a fi rezolvate într-o întâlnire de afaceri atunci când oamenii importanți în cauză se află într-un singur loc și lucrează pentru același scop.
Revizuirea progresului companiei sau al proiectului este, de asemenea, un obiectiv comun al întâlnirilor de afaceri. Aici, organizația urmărește modul în care echipa se ocupă de un anumit proiect sau modul în care compania se îndreaptă în ansamblu asupra obiectivelor de venituri planificate. Prin organizarea unor întâlniri frecvente de verificare a progresului, organizațiile se asigură că toate părțile relevante sunt conștiente de starea unor rezultate importante.
Cum să conduceți întâlniri eficiente de afaceri
În timp ce întâlnirile de afaceri îi ajută pe organizații să ia decizii și să rezolve probleme complexe, uneori pot fi o utilizare ineficientă a timpului dacă nu funcționează corect. Când oamenii vin la întâlniri nepregătite, nu acordă atenție și nu urmăresc acțiunile de acțiune, acestea pot fi văzute ca o pierdere de timp. Pentru a se asigura că timpul este utilizat în mod eficient, organizatorul și participanții la întâlnirile de afaceri trebuie să fie implicați activ. Dacă organizați întâlnirea, pregătiți o agendă a întâlnirilor, subliniind exact ce va fi acoperit. Dacă există elemente pe care participanții ar trebui să le pregătească, asigurați-vă că le oferiți suficient timp pentru a face acest lucru. Unele întâlniri se desfășoară în mod obișnuit, cum ar fi punctele săptămânale ale echipelor. Pentru astfel de întâlniri, creați un șablon pentru agendă și completați obiecte unice în fiecare săptămână.
Revedeți cu atenție lista participanților și invitați numai participanții cheie la reuniune. Dacă cineva care trebuie să se întâlnească la întâlnire nu poate participa, este posibil să trebuiască să vă reprogramați pentru a le acomoda. În caz contrar, desfășurarea unei întâlniri cu participantul lipsă care este necesară pentru luarea deciziilor se poate dovedi ineficientă.
Timpul este valabil și este important să respectați faptul că persoanele care participă la întâlnirea dvs. își iau timpul necesar pentru a face acest lucru. Ca urmare, este vital să se asigure că întâlnirea începe și se încheie la timp. La pregătirea agendei, decideți cât timp va trebui să cheltuiți pentru fiecare element și să conduceți întâlnirea la ceas. Dacă simțiți că întâlnirea se desfășoară în afara călătoriei, domniți-o, cerând oamenilor să rămână la subiectele de pe ordinea de zi. În cazul în care apar alte probleme importante, prezentați-le pentru discuții ulterioare în alt moment.
Pentru a vă asigura că nu ați ratat niciun element important din întâlnirea dvs., faceți note, numite și minute. Puteți să le scrieți sau să le scrieți în timpul întâlnirii sau să atribuiți altcuiva în întâlnire pentru a lua notele pentru dvs. În acest fel, veți putea să vă concentrați asupra discuției. După întâlnire, nu uitați să revizuiți notele, să adăugați elementele lipsă și să le trimiteți părților interesate importante. A avea o notă scrisă despre ceea ce a fost discutat în cadrul reuniunii poate fi de ajutor în cazul apariției unor probleme în viitor.
După încheierea întâlnirii de afaceri, asigurați-vă că urmați toate elementele de acțiune care au fost decise. Este posibil să trebuiască să trimiteți memento-uri colegilor sau să atingeți baza cu ei pentru a vă asigura că au îndeplinit sarcinile.Dacă există probleme restante care nu au fost finalizate până la termenul limită, poate fi necesar să aveți o discuție suplimentară cu persoana respectivă.
Întâlniri de afaceri
Unele întâlniri de afaceri, în special cele în care participanții nu se cunosc foarte bine, necesită întreruperi de gheață. Întrebările distractive sau activitățile scurte de construire a echipei pot ajuta la reducerea tensiunilor și la punerea tuturor pe terenuri echitabile. Una dintre cele mai ușoare căi de a rupe gheața la o întâlnire este de a pune o întrebare care dezvăluie un interes ciudat sau interesant despre fiecare persoană. Răspunsurile la astfel de întrebări îi ajută pe oameni să se relaționeze unul cu celălalt. Câteva exemple includ:
- Dacă erai un animal, cine ai fi și de ce?
- Unde este cel mai interesant loc unde ai fost?
- Dacă ați putea întâlni orice figură istorică, cine ar fi și de ce?
Întrebările legate de gheață nu trebuie să se ocupe de subiectul întâlnirii. Ele sunt concepute pentru a face ca oamenii să vorbească și să se asculte unul pe altul. O altă întâlnire cu gheața de mare întâlnire implică fiecare participant să spună două adevăruri și o minciună, iar ceilalți participanți trebuie să ghicească care este minciuna. Aceasta este o modalitate foarte bună de a cunoaște oamenii la întâlnire. Icebreakers pot veni, de asemenea, sub forma unor activități de grup. De exemplu, cereți oamenilor de la întâlnire să găsească pe cineva la întâlnire care are ceva specific în comun cu ei, cum ar fi un animal de companie sau o mașină. Acest lucru îi obligă pe oameni să-și părăsească locurile și să vorbească cu alții despre care nu vorbește în general.
Unele activități de distrugere a gheții implică un pic de pregătire în partea organizatorului întâlnirii. O activitate include scrierea numelor de celebrități pe bucăți mici de hârtie și lipirea unui nume pe spatele fiecărui participant. În acest joc, fiecare participant trebuie să pună întrebări da sau nu despre persoana care are numele pe spate, încercând să ghicească cine este.
Etiquette pentru întâlniri de afaceri
În timp ce cultura organizației dvs. va informa cum ar trebui să se comporte la întâlnirile de afaceri, există câteva aspecte ale etichetei întâlnirii care sunt universale. Una dintre cele mai bune modalități de a participa la o întâlnire trebuie să fie pregătită. Aceasta înseamnă că știți ce este pe ordinea de zi și dacă ați făcut pregătirea sau cercetarea pentru a merge împreună cu elementele pentru care sunteți responsabil (ă). De exemplu, dacă un articol de pe agenda implică discutarea unui plan de marketing pe care lucrați, este important să mergeți la întâlnire cu notele planului în mână, gata să le discutăm în detaliu. De asemenea, este la fel de important să ajungeți la timp.
Concentrându-vă pe întâlnire în locul smartphone-ului sau laptop-ului dvs. este o altă modalitate de a vă demonstra profesionalismul, dezactivați telefonul și închideți laptopul în timpul întâlnirii. Dacă aveți nevoie să accesați orice fișiere de pe laptop pentru întâlnire, asigurați-vă că ați dezactivat e-mailul, astfel încât să nu fiți distras de mesajele primite. Amintiți-vă că întâlnirea necesită atenția dvs. și împărțirea acesteia între telefon sau laptop nu va duce la o discuție eficientă.
Fiind un bun ascultător și un participant activ sunt aspecte centrale ale participării la o întâlnire de afaceri. Asigurați-vă că urmați și ceea ce spun oamenii, puneți întrebări atunci când nu sunteți sigur de ceva și oferiți răspunsuri sau informații despre elementele pentru care sunteți responsabil (ă). Limba corpului dvs. face parte, de asemenea, din participarea activă; acest lucru înseamnă să stați în picioare înălțându-vă în loc să vă plimbați în scaun și să faceți contact vizual cu oamenii cărora le-ați vorbit.
În funcție de tipul de întâlnire la care participați, poate doriți să trimiteți o notă de mulțumire organizatorului întâlnirii sau persoanelor pe care le-ați întâlnit. Acest lucru ar putea fi potrivit dacă vă întâlniți cu un client sau o perspectivă importantă. Le puteți mulțumi pentru timpul acordat și reiterați câteva lucruri importante pe care le-ați discutat în cadrul întâlnirii pentru a vă arăta entuziasmul.
Șablonul de întâlnire pentru ședințele de afaceri
Când sunteți însărcinat cu înregistrarea proceselor-verbale ale unei întâlniri, aceasta poate părea o slujbă stresantă. Câteva sfaturi vă pot ajuta să notați toate punctele importante dintr-o întâlnire fără a pierde nimic. Este important să înțelegeți scopul minutelor. Notele luate în timpul unei întâlniri sunt menite a fi o evidență scrisă a ceea ce a avut loc acolo. Aceste note pot ajuta participanții să-și amintească ce sa spus sau pot oferi o defalcare a întâlnirii pentru cei care nu au putut participa. În consecință, este important să se elimine toate elementele cheie discutate în cadrul reuniunii, inclusiv deciziile luate, sarcinile sau pașii următori planificați și rezoluțiile realizate.
Înainte de a participa la o întâlnire, scrieți un șablon simplu pe care îl puteți completa în timp ce faceți note. Obțineți o copie a agendei pentru întâlnire și folosiți-o ca ghid. În partea de sus a agendei, adăugați un spațiu pentru a nota numele tuturor participanților la întâlnire. Dacă lipsesc părțile interesate cheie, veți dori să rețineți că și în cazul în care trebuie să le urmați mai târziu. În funcție de tipul de întâlnire și de subiectele care urmează să fie discutate, există un număr de elemente pe care le puteți adăuga în șablonul de minute:
- Data și ora reuniunii.
- Data și ora următoarei întâlniri, dacă este programată.
- Numele participanților și numele oricăror părți interesate care au lipsit.
- Deciziile care au fost luate sau opțiunile care au fost discutate pentru fiecare punct de pe ordinea de zi.
- Pașii următori pentru fiecare articol de pe ordinea de zi.
- Ordinea de zi care nu a fost discutată în cadrul ședinței, dar va fi transferată la următoarea ședință.
- Orice afacere nouă care nu a fost indicată pe agenda inițială.
- Sarcini sau elemente de acțiune și persoanele cărora le-au fost alocate, inclusiv datele scadente, dacă este specificat.
Prin elaborarea unui șablon pentru procesul-verbal al întâlnirii, veți avea o poziție mai bună de a înregistra etapele importante și de a urmări orice activitate necesară după întâlnire.
