Fie că este vorba de o asociație de condominiu sau de o corporație multinațională, procesul-verbal al întâlnirilor constituie temeiul juridic al acțiunilor întreprinse de grup. Creditele, politicile, achizițiile - orice activitate a societății, nonprofit sau profit - trebuie înregistrate în câteva minute. Unele organizații sunt mai informale decât altele - probabil că nu veți auzi un vecin care se deplasează să depună o moțiune pe masă într-un comitet bisericesc - dar toate trebuie să funcționeze în conformitate cu deciziile luate de organele lor de conducere. Minutele oferă dovada acestor acțiuni și își definesc intenția.
Fi pregatit
Planifica. Adunați agendă și o listă de membri sau participanți la întâlnire înaintea întâlnirii. Dacă grupul dvs. nu funcționează în mod obișnuit cu o agendă, încurajați-o să înceapă acest lucru pentru a menține concentrarea. Aflați câte membri sunt necesari pentru desfășurarea afacerii, astfel încât să puteți observa prezența unui cvorum în procesul-verbal, dacă este necesar.
Creați un șablon pe care să-l utilizați pentru notele dvs. Includeți spații pentru data, ora și locația și o listă de verificare a membrilor pentru a bifa participanții și absențele. Dacă întâlnirea implică introducerea publică, includeți linii pentru nume și problemele adresate fiecărei persoane. Mai multe site-uri web, cum ar fi Meetingtemplates.com, oferă șabloane gratuite pentru o varietate de tipuri de întâlniri.
Completați data, ora, locul, participanții și informațiile privind cvorumul la întâlnire. Notați cine a convocat ședința la comanda și timpul. Dacă este posibil, cereți membrilor publicului în prezență să-și înregistreze numele, astfel încât să nu trebuiască să întrebați cum să le scrieți. În grupurile mari de membri, circulați o foaie de înscriere pentru a vă verifica lista de participare.
Executați cu exactitate
Înregistrați fiecare problemă și orice acțiune luată pe fiecare. Includeți întotdeauna numele membrului care a făcut moțiunea. Prima mișcare este, în general, acceptarea proceselor-verbale ale unei ședințe anterioare, urmată de rapoartele comisiilor. Includeți recomandări și orice acțiune luată ca răspuns. Păstrați rapoarte scrise ale comisiilor pentru a include în procesul-verbal finală. Nu încercați să rezumați discuțiile.
Observați numele celor care introduc, se mișcă sau susțin în alt mod acțiunea, împreună cu o precizare precisă a fiecărei mișcări. Multe organizații înregistrează, de asemenea, persoana care face mișcarea. Nu ezitați să solicitați revizuirea sau clarificarea - această înregistrare oficială leagă grupul de acțiuni specifice.
Votați voturile în funcție de sistemul organizației dvs. Veți avea nevoie de cel puțin un număr de voturi. Unele grupuri adaugă și nume și înregistrează modul în care fiecare individ a votat.
Înregistrați timpul și metoda de amânare. Semnează-ți numele ca secretar-portar.
A termina ce ai inceput
Scrie minute imediat, în timp ce întâlnirea este proaspătă în mintea ta. Luați-i la conducere spre aprobare în decurs de o zi sau două împreună cu o listă de rapoarte sau exponate.
Trimiteți minutele membrilor și participanților care le-au solicitat prin e-mail, e-mail de primă clasă, o aplicație comună cum ar fi Microsoft OneNote sau un program cloud, cum ar fi Google Drive.
Pregătiți o copie oficială și atașați rapoarte și exponate originale pentru înregistrarea permanentă.
sfaturi
-
Încercați să perfecționați un șablon pentru nevoile organizației dvs., decât să încercați să potriviți notele de întâlnire cu un șablon abstract. Multe template-uri de afaceri sunt prea informale pentru întâlniri organizatorice sau publice.
Încurajați utilizarea regulilor de ordine ale lui Robert în organizația dvs. Este un format utilizat pe scară largă care poate fi adaptat la întâlniri formale și informale.
