Dacă există un lucru pe care angajații tind să-l iubească mai puțin decât întâlnirile, atunci când s-a schimbat timpul întâlnirii, forțându-i să-și schimbe programul în consecință. Cu toate acestea, este mult mai rău pentru angajații dvs. să fie neinformați. Mențineți angajații în buclă scriind o notă alertă cu privire la schimbare. Poate că nu le place mesajul, dar vor aprecia că nota ta - ca toate cele mai bune forme de comunicare internă - este scurtă și la un punct.
Scrieți titlul informațional al notei. Flush la stânga și pe patru linii separate, cu o singură distanță, scrieți "Data", "To", "De la" și "Subiect". Fiecare trebuie urmat de un colon. După "De la:" scrieți-vă numele și titlul.
Scrieți nu mai mult de trei paragrafe cu o singură distanță despre modificarea timpului de întâlnire, dublarea între paragrafe. În primul paragraf, subliniați perioada anterioară și timpul reprogramat al întâlnirii. Indicați dacă locația întâlnirii sa schimbat sau a rămas aceeași.
Explicați motivul schimbării de timp într-un mod pozitiv. Angajații se pot întreba de ce sa schimbat timpul întâlnirii, dar există potențialul de a pune în pericol informațiile organizaționale confidențiale. Explicați problema în mod pozitiv spunând: "Timpul de întâlnire sa schimbat pentru a se potrivi mai bine nevoilor și programelor oricărei persoane a cărei prezență este necesară la întâlnire".
Scrie un al treilea paragraf optimist. De exemplu, "Vă mulțumim anticipat pentru cooperarea dvs. în ceea ce privește adaptarea la această modificare a programului. Aștept cu nerăbdare să vă văd la (ora și locul întâlnirii)."
Scrieți inițialele după numele dvs. pentru un accident de prezență adăugată și credibilitate. Nu trebuie să semnați partea inferioară a notei deoarece numele dvs. este imprimat în partea de sus, în titlu.
Corectați-vă și editați memo-ul înainte de a-l difuza. Nu lăsați niciodată un angajat să surprindă o eroare în vreunul dintre materialele dvs. de comunicare.
Diseminați nota în mod corespunzător și pentru cea mai bună expunere. Amintiți-vă că nu doriți ca angajații absenți să renunțe la linia oficială legendară "Cred că nu am primit memo-ul". Pentru a adăuga "asigurare", faceți o copie a notei pentru fiecare angajat și plasați-o în cutia poștală sau pe biroul său.
