O parte din misiunea unui manager este aceea de a disciplina angajații care nu respectă regulile. În timp ce un avertisment verbal simplu va fi suficient pentru prima dată, infracțiunile minore, infracțiunile mai grave sau repetate vor face apel la un avertisment scris și documentat. Acest lucru va ajuta nu numai să explice angajatului ceea ce a făcut greșit și ceea ce este de așteptat de la el, dar, de asemenea, vă permite să păstrați o copie a avertismentului pentru fișierul angajatului, care poate fi util mai târziu. Scrierea unui astfel de avertisment poate părea o sarcină descurajantă, dar cu un șablon scris de avertizare, procesul poate fi destul de simplu.
sfaturi
-
O avertizare scrisă ar trebui să respecte un model standard și să includă informații cum ar fi regulile care au fost încălcate, o descriere detaliată a infracțiunii și modul în care trebuie îmbunătățit angajatul.
De ce folosiți o avertizare scrisă
Un avertisment scris poate fi util atât pentru angajat, cât și pentru companie. Pentru angajat, avertismentul poate oferi îndrumări și instrucțiuni clare cu privire la ceea ce compania se așteaptă de la ea și cum să-și îmbunătățească performanțele de serviciu, pentru a evita avertizările ulterioare. Pentru companie, avertismentul scris poate ajuta să dovedească faptul că au fost întreprinse acțiuni, astfel încât pot fi luați măsuri suplimentare dacă problema persistă. De asemenea, ea serveste ca documentatie a problemei in cazul in care angajatul depune un fel de litigiu ulterior, cum ar fi un caz de reziliere ilicita.
Când să utilizați aceste avertismente
Fiecare afacere va avea probleme diferite cu angajații diferiți, pe baza regulilor proprii ale companiei și a tipului de persoane care lucrează acolo. Acestea fiind spuse, motivul cel mai obișnuit al angajaților este scris în toate industriile este o întârziere excesivă.
De obicei, o scrisoare de avertizare a unui angajat este emisă după o avertizare verbală, dar acest lucru nu este întotdeauna cazul. Dacă a apărut o infracțiune gravă o dată, este logic să treceți printr-un avertisment verbal și să aveți imediat un avertisment scris care poate fi trimis în dosarul angajatului. Merită precizat că toate avertizările verbale ar trebui să fie documentate după fapt, inclusiv data și ora avertizării, iar acestea ar trebui să fie introduse în dosarul angajatului, astfel încât să nu existe nici o confuzie cu privire la faptul că angajatul a fost sau nu a fost avertizat o problemă specială.
Folosind o scrisoare de mustrare
Este o idee bună să căutați șabloane atât pentru un avertisment scris, cât și pentru o scrisoare de disciplină a angajatului, înainte de a avea nevoie de ele. Acestea ar trebui să fie personalizate pentru compania dvs. și pregătite pentru utilizare înainte de a scrie de fapt un angajat. Fiecare angajat care primește o notificare de avertizare sau disciplină ar trebui să primească același formular completat cu informații relevante pentru problema specifică documentată. Acest lucru va asigura că toți angajații sunt tratați echitabil și echitabil.
Completați întotdeauna fiecare gol pe o scrisoare prealabilă de avertizare.Dacă ceva nu se aplică, puteți scrie "N / A", astfel încât este clar că nu a fost aplicabil și că nu ați fost neglijent în completarea formularului. Dacă scrieți cu adevărat o literă folosind un șablon, nu este necesar să faceți acest lucru, dar scrieți încă scrisoarea în detaliu cu cât mai multe detalii posibil. Dacă luați aceste măsuri, vă puteți proteja dacă apar probleme juridice mai târziu. Din acest motiv, folosiți întotdeauna limbajul formal și evitați să folosiți stenograma sau jargonul.
În timp ce ar trebui să lucrați cu un șablon, tonul specific folosit într-o scrisoare de mustrare ar trebui să difere în funcție de severitatea infracțiunii. Dacă angajatul a întârziat de câteva ori, de exemplu, vă puteți concentra pur și simplu asupra corectării comportamentului și a stabili un ton mai pozitiv pentru al încuraja să se prezinte la timp. Dacă un angajat blestemează la un client, totuși, poate doriți să aveți un ton mult mai serios care să se concentreze asupra sancțiunilor potențiale dacă ar greși din nou.
Dați scrisoarea angajatului personal, nu prin e-mail și nu lăsându-l pe biroul angajatului. Puteți alege să aveți un martor prezent sau nu, dar să nu ocupați chestiunea în mod public în fața restului personalului. Acest lucru poate fi dificil și inconfortabil, dar este important să faceți acest lucru. De fapt, poate fi util să discuți cu angajatul cu privire la situație, deoarece ea poate crede că scrisoarea sună mai mult sau mai puțin strictă decât ați intenționat să o fiți și chiar prezența dvs. poate ajuta la accentuarea tonului pe care intenționați să-l luați în scrisoarea. Puteți atenua lovitura scrisorii oferindu-i angajatului un feedback pozitiv, dar nu o faceți niciodată dacă provoacă orice confuzie cu privire la gravitatea avertizării pe care o emiteți.
Luați întotdeauna o semnătură de la angajat în timp ce sunteți prezent. Dacă refuză să semneze, cereți-i să semneze o scrisoare prin care să spună că refuză să semneze avertismentul. Păstrați copia semnată pentru înregistrarea angajatului. Dacă angajatul a semnat o scrisoare prin care afirmă că refuză să semneze avertismentul, trimiteți-l la această scrisoare. Oferiți, de asemenea, o copie angajatului pentru înregistrările sale.
Exemplu de scriere a angajaților
O scrisoare scrisă de avertizare trebuie să înceapă cu formalitățile de bază, cum ar fi subiectul, data, ora, numele dvs., titlul postului dvs., numele angajatului și titlul postului și numele oricărei alte persoane care primește o copie a notei. Poate doriți să includeți sigla companiei dvs. în partea de sus a formularului, dar acest lucru este opțional.
Dacă aveți un manual al angajaților, trebuie mai întâi să precizați ce parte din politica companiei a fost încălcată. Puteți scrie fie politica specifică, fie pur și simplu să includeți o referință la secțiunea relevantă a manualului. Dacă nu aveți un manual, atunci trebuie doar să scrieți un scurt rezumat al regulilor companiei care se aplică.
Includeți dacă acesta este primul sau ultimul avertisment și, dacă este o infracțiune gravă, notați și acest lucru. Avertizarea ar trebui să aibă un interval de timp, ceea ce înseamnă că, dacă trece suficient timp, avertismentul va fi eliminat din înregistrarea angajatului și nu va fi considerat un avertisment prealabil. Cu alte cuvinte, un avertisment scris anterior despre întârziere nu ar trebui să fie luat în considerare împotriva angajatului dacă începe să vină la sfârșitul a trei ani mai târziu. Scrisoarea ar trebui să rămână în dosarul personalului angajatului pentru referință. În general, un avertisment pentru prima dată ar trebui să dureze șase luni, o infracțiune gravă ar trebui să dureze opt luni și un ultim avertisment ar trebui să dureze un an, dar acest lucru poate varia în funcție de politicile companiei.
Apoi, descrie exact ce sa întâmplat în cât mai multe detalii posibil, inclusiv data, ora și numele tuturor persoanelor implicate. Nu includeți detalii subiective, cum ar fi să spuneți că angajatul era rău pentru un alt angajat. În schimb, explicați exact ceea ce a făcut angajatul, care ar putea fi interpretat ca fiind mijloc. Puteți alege să scrieți descrierea evenimentelor, descrierea de către angajat a evenimentelor și descrierile martorilor evenimentelor dacă aceste conturi variază. Dacă utilizați un formular pre-imprimat și nu există suficient spațiu pentru a scrie toate detaliile relevante, este bine să atașați oa doua hârtie dacă este necesar.
Pentru a ajuta angajatul să se îmbunătățească, urmați detaliile despre ce sa întâmplat cu modul în care comportamentul angajatului trebuie să se schimbe și cât de curând ar trebui să facă astfel de schimbări. Urmați acest lucru cu informații clar detaliate cu privire la consecințele care vor rezulta în cazul în care nu reușește să-și corecteze comportamentul. Amintiți-vă că avertismentul scris nu este o acțiune disciplinară, deci asigurați-vă că ați afirmat ce acțiuni disciplinare vor apărea dacă problema va continua. În cele din urmă, semnați și stabiliți data scrisorii, prezentați-o angajatului și rugați-o pe ea și pe orice martori ai întâlnirii să semneze și să o prezinte.
