Comunicarea inițială dintre un potențial client și o firmă de avocatură este, de obicei, la telefon, gestionată de un recepționer. Ca urmare, este important ca recepționatul firmei să fie profesional și politicos în orice moment. Menținerea profesionalismului poate fi uneori o provocare, totuși, în special pentru recepționerii care răspund zilnic unui volum mare de apeluri. Dar există anumite principii pe care trebuie să le urmați întotdeauna atunci când răspundeți la un apel la un birou de avocatură.
Invitarea inițială a apelului
Luați fiecare apel prin anunțarea numelui firmei de avocatură, identificându-vă cu numele și întrebând cum puteți fi de ajutor pentru apelant. De exemplu, "Bună dimineața, aceasta este firma de avocatură a lui X și Y, cu care vorbește Jane, cu cine vorbesc?" După ce ai identificat numele apelantului, întreabă "Cum te pot ajuta astăzi, dnă Z" și se referă la numele apelantului în timpul conversației. Luarea de note în timpul fiecărui apel poate fi utilă, în special în ceea ce privește numele. Mențineți un ton pozitiv în timpul conversației, aveți răbdare și nu vă pierdeți niciodată temperamentul. Evitați folosirea jargonului, a slangului sau a altor cuvinte, cum ar fi "uh huh" și "um".
Identificarea nevoilor apelantului
Este foarte important pentru dvs. să ascultați îndeaproape un apelant și să identificați nevoile acestuia și să îi furnizați informațiile solicitate într-un mod clar și concis. Fiecare apelant solicită asistență în obținerea informațiilor necesare sau găsirea persoanei potrivite cu care să vorbească.
Rutați apelantul la o persoană potrivită în firmă
Dacă apelantul solicită informații furnizate cel mai bine de un avocat, informați-l pe apelant că are nevoie să vorbească cu altcineva și să-l ceară să plece pentru transfer. Contactați avocatul căruia intenționați să îl transferați, anunțați apelantul cu numele, dezvăluiți scopul apelului și transferați apelul dacă avocatul este disponibil. Nici un apelant nu trebuie lăsat în așteptare pentru mai mult de 45 de secunde. După 45 de secunde, cereți apelantului dacă dorește să continue să dețină, ar dori să fie chemat înapoi atunci când un avocat este disponibil sau ar prefera să apeleze mai târziu.
Terminare apel
Înainte de a încheia fiecare apel, întrebați dacă puteți avea asistență suplimentară înainte de a termina apelul. Mulțumiți apelantului pentru că ați luat în considerare firma de avocatură. Este rareori posibil ca un recepționer legal să convingă un potențial client să angajeze o firmă de avocatură, dar este foarte ușor pentru un recepționer să-și piardă un client pentru o firmă de avocatură prin faptul că este neprofesional, nepoliticos sau nepăsător.
