Sarcinile contabile pentru o îngrijire de zi nu sunt cu totul diferite de cele ale unui contabil pentru orice altă afacere bazată pe servicii, dar responsabilitățile sunt considerabil mai mari. Din moment ce îngrijirea copiilor este obligată să ofere încasări anuale totale părinților copiilor în scopuri fiscale, trebuie acordată mai multă atenție înregistrării tranzacțiilor cu exactitate.
Obligații legate de impozite
Datorită naturii unice a afacerii de îngrijire a copiilor, în special cu deducerea de către părinți a sumei pe care o plătesc pentru îngrijirea copiilor din impozite la sfârșitul anului, contabilul trebuie să obțină corectitudinea sumelor plătite de fiecare client. În cazul în care îngrijirea de zi oferă înainte și după școală, trebuie să se păstreze o evidență a tuturor sumelor plătite pentru acel serviciu, iar chitanțele sunt trimise.
Salarizare
La completarea documentelor privind salarizarea, agenții de îngrijire de zi folosesc software-ul contabil furnizat sau tabelele fiscale găsite pe site-urile web ale IRS și ale statului. Contabilul va trebui să utilizeze serviciul electronic de plată fiscală federală și pentru fiecare perioadă de plată să completeze o plată în valoare de 941 (acesta este pentru contribuțiile companiei la asigurările sociale, Medicare și reținerea federală, împreună cu contribuțiile angajatului.) Contabilul folosește site-ul, www.eftps.com și introduce numărul EIN și PIN al companiei.
În fiecare trimestru, un contabil de zi va trebui să furnizeze un formular 941 și să îl trimită IRS. Formularul Formular 941 va fi un total de 941 de plăți efectuate în fiecare perioadă de plată și trebuie să fie semnat și expediat în fiecare trimestru. Contabilul trebuie, de asemenea, să efectueze plățile calculate din software-ul contabil și să trimită trimestrial în Federația federală de șomaj (FUTA). În plus față de aceste cerințe, în fiecare trimestru, contabilul trebuie să completeze formularul pentru impozitul pe șomaj al statului. (SUTA).
Obligațiile de zi cu zi
Un contabil într-o îngrijire de zi trebuie să țină evidența tuturor creanțelor contabile pentru a se asigura că toți clienții plătesc la timp și toate datoriile pentru a se asigura că clădirile, utilitățile și alte facturi lunare sunt plătite la timp. În fiecare lună, conturile bancare și cardurile de credit trebuie reconciliate prin compararea extraselor de card bancar și de card cu software-ul contabil și asigurându-vă că declarațiile bancare / card de credit sunt de acord cu software-ul contabil.
Cecurile anulate, copii ale facturilor de la furnizori și chitanțe din cheltuieli sunt depuse săptămânal pentru a vă asigura că toate copiile de hârtie sunt disponibile pentru inspecții și audituri.
Cerinte legale
Contabilul va efectua o analiză a veniturilor pe copil, ținând cont de raporturile juridice ale copiilor cu profesorii. Rapoartele vor varia în funcție de stat, în funcție de stat. Contabilul trebuie să utilizeze aceste informații pentru a construi un plan pentru angajarea mai multor profesori sau pentru efectuarea unei analize a costurilor pe clasă.
Obligații financiare
Obligațiile suplimentare includ colectarea tuturor cecurilor și plăților în numerar, înregistrarea acestora ca creanțe contabile și completarea fișelor de depozit pentru proprietarul îngrijirii de zi, care va verifica dublu toate sumele, pentru a le livra băncii. Încasările pentru plățile efectuate vor fi tipărite și date fiecărui client lunar.
Imprimarea rapoartelor financiare lunare, incluzând declarația de profit și pierdere, bilanțul și o prognoză a fluxurilor de numerar, păstrarea înregistrărilor pentru fondul de numerar mic și păstrarea chitanțelor de rambursare a fondului pentru toate cheltuielile plătite sunt de asemenea, în general, parte a postului.
