În anumite circumstanțe, procesul-verbal al unei reuniuni a unei organizații reprezintă un document legal care nu poate fi modificat fără votul consiliului de administrație. Modificarea în mod incorect a procesului-verbal poate duce la anularea sau anularea voturilor, contractelor, angajărilor și a altor acțiuni întreprinse în timpul reuniunii. Utilizați o procedură simplă pentru a vă asigura că modificați corect minutele.
Determinați dacă procesul-verbal a fost deja aprobat oficial prin votul consiliului de administrație sau dacă acesta a fost prezentat spre examinare numai unui președinte sau comitetului executiv. Proiectele de proces-verbal care nu au fost votate de un consiliu pot fi modificate fără votul de bord.
Dacă modificările sugerate sunt făcute unei persoane sau persoanelor care revizuiesc minutele înainte ca minutele să meargă la pensiune completă, sugerați modificările dorite. Comparați formularea finală sugerată cu minutele primite inițial. Explicați motivul modificărilor. Dacă toți sunt de acord, un secretar trebuie să modifice minutele inițial prezentate și neaprobate.
Dacă modificările sugerate sunt făcute pentru minutele care nu au fost încă aprobate de consiliu și la o ședință de consiliu, utilizați următoarea procedură:
Președintele trebuie să depună o moțiune pentru aprobarea procesului-verbal al ședinței. Așteptați ca mișcarea să fie detașată. Președintele trebuie să deschidă chestiunea pentru a discuta. Persoana care sugerează modificarea trebuie să își prezinte motivul pentru schimbări. După discuție, persoana care sugerează modificările face o propunere de modificare a proceselor-verbale și oferă formularea exactă a sugestiilor. Așteptați ca mișcarea să fie detașată. Președintele închide discuția și cheamă întrebarea sau luați votul. Înregistrați votul, inclusiv numele celor care s-au pronunțat, s-au opus și s-au abținut.
Dacă modificările sugerate sunt făcute pentru minutele aprobate anterior de consiliul de administrație, urmați aceeași procedură pentru modificarea minutelor care au fost depuse pentru aprobarea consiliului pentru prima dată.
Înregistrează secretarul de înregistrare sau persoana care ia câteva minute la întâlnire pentru a efectua modificările din minute. În partea de sus a documentului, care include data la care au fost inițial înregistrate minutele, rețineți că minutele sunt acum minute amendate. Includeți data modificărilor și numele persoanei care modifică procesul-verbal.
