Percepția publicului asupra unei companii sau a unei agenții poate fi afectată considerabil de comunicarea externă, în timp ce satisfacția locului de muncă a angajaților companiei depinde în parte de comunicarea sa internă. Crearea unui mesaj eficient sau a unei campanii de comunicare începe cu o examinare a mai multor factori.
Răspunsul la întrebarea principală
Într-o lume în care oamenii sunt plini de mii de mesaje în fiecare zi, întrebarea lor principală este adesea "De ce să mă intereseze?" Sau "Ce este în mine?" Comunicarea eficientă face acest răspuns clar cititorului sau ascultătorului. Întrebați-vă ce informații ar fi cele mai importante pentru dvs. dacă ați fi membru al publicului și asigurați-vă că materialele dvs. vă oferă aceste detalii. Subliniați avantajele de la începutul mesajului sau materialelor înainte de a adăuga informații mai puțin importante.
Simplificare
Păstrarea comunicării dvs. direct crește probabilitatea ca aceasta să fie eficientă. Vizați un nivel de lectură de la al șaselea la al optulea pentru materiale scrise. Evitați utilizarea acronimelor, a termenilor de reglementare sau a jargonului. Ștergeți cuvintele dacă o persoană obișnuită pe care ați oprit-o pe stradă nu și-ar cunoaște semnificația. Când pregătiți materiale scrise, păstrați scurte fraze și împărțiți copiile cu titluri și grafică. O pagină plină de text nu este atrăgătoare pentru potențialii cititori.
metode
Transmiteți informații clienților și angajaților printr-o varietate de formate. Comunicatele de presă, mesajele text și e-mailurile pot fi utilizate pentru a comunica informații urgente, în timp ce buletinele de știri pot fi o alegere potrivită pentru un conținut mai puțin sensibil la timp. Un site web este vital pentru comunicarea cu publicul extern, iar un intranet bine organizat, care afișează conținuturi științifice și resurse practice, poate fi foarte util pentru angajați. Încorporarea prezentărilor video vă permite să apelați elevilor vizuali și să oferiți noi perspective sau detalii. Ședințele de întâlnire cu angajații sau cu publicul oferă interacțiune față în față, care poate crea credibilitate și face publicul să se simtă apreciat.
Promptitudinea
Informațiile pe care clienții dvs. trebuie să le cunoască trebuie comunicate cât mai repede posibil. Când publicul dvs. învață informații de la mass-media în loc direct de la organizația dvs., poate exista o percepție că intenționați să ascundeți informațiile sau că nu vă pasă cu adevărat de publicul dvs. Centrele pentru Controlul Bolilor notează în manualul său de comunicare privind criza faptul că două dintre cele mai grave greșeli pe care o organizație le poate face atunci când comunică cu părțile interesate furnizează informații prea puțin și prea târziu sau întâlnite ca actori aroganți și care nu au valoare. Aceste gânduri sunt rezumate într-un slogan al agenției: "Fii primul. Fii corect. Fii credibil.
Transparență și frecvență
Angajații și publicul sunt deseori suspiciosi față de corporații și agenții guvernamentale, dar puteți construi încredere prin creșterea transparenței mesajelor dvs. Executivii ar trebui să prezinte veste proastă și să fie dispuși să-și exprime regretul pe care îl simt în legătură cu circumstanțele dificile. Împărtășirea raționamentului din spatele deciziilor dificile poate, de asemenea, să permită înțelegerea
"Când dezvăluiți informații vătămătoare pe care nu trebuie să le dezvăluiți, câștigați o reputație pentru transparență", spune Peter Sandmann, expert în comunicare în domeniul riscurilor și consultant corporativ. "Oamenii încep să observe că atunci când faci ceva greșit, spui așa; rezultă că atunci când nu spui așa, nu ai făcut nimic rău ".
Clienții și angajații nu ar trebui să audă doar de la dvs. atunci când știrile sunt rele.Un buletin informativ lunar sau întâlniri trimestriale pot informa angajații despre activitățile companiei, în timp ce articolele de pe site-ul companiei și opt-in e-mail-urile păstrează clienții în buclă.
