Dacă doriți ceva corect, scrieți o bună procedură de operare standard sau SOP. Un manual de proceduri standard, bine scris, ajută companiile să funcționeze eficient și în mod consecvent, spunând angajaților cât de importante sunt procedurile corecte. Menținerea calității și a coerenței prin instrucțiuni pas cu pas, ușor de înțeles, poate oferi beneficii precum creșterea productivității, eliminarea deșeurilor și reducerea leziunilor la locul de muncă. Un manual POS poate ajuta companiile să respecte reglementările și să îmbunătățească instruirea angajaților.
Pasul 1: Alegeți-vă SOP-urile
Identificați procedurile care ar trebui standardizate, cum ar fi asamblarea pieselor pentru un produs sau tratarea reclamației unui client. Focalizați fiecare POS pe o singură activitate. Scrieți doar despre procedurile pe care le știți cum să faceți corect. Sau găsiți pe cineva calificat astfel încât să vă poată arăta cum să procedați. Compilați toate informațiile care vor fi necesare.
Pasul 2: Pregătiți-vă să scrieți
Oferiți fiecărui SOP un titlu semnificativ, cum ar fi "Cum să asamblați produsul dvs." sau "Cum să gestionați o reclamație a clienților". Includeți numere sau categorii SOP, dacă este necesar, cum ar fi "SOP - Production - Assembly" sau "SOP - Customer Service -. "Aceasta vă va permite să grupați procedurile aferente pentru angajați. Desenează diagrame pentru procese pentru a confirma că aveți toate informațiile și că este în ordinea corectă. Concentrați-vă pe angajatul care va efectua procedura atunci când vă pregătiți abordarea.
Pasul 3: Standardizarea secțiunilor
Descrieți SOP-urile. Fiecare POS trebuie să aibă următoarele secțiuni:
- Antet
- Scop
- domeniu
- Referințe
- Definiții
- responsabilităţi
- Procedură
- Anexe
- Istoricul reviziilor
- Semnături de aprobare
Pasul 4: Proceduri detaliate pas cu pas
Împărțiți fiecare procedură pas cu pas în ordinea în care ar trebui făcute. Începeți cu pașii majori, cum ar fi "Ia piesele pentru produs" sau "Răspundeți la telefon". Apoi le rupeți în pași mai mici, cum ar fi "Confirmați că fiecare parte este corectă" sau "Introduceți-vă și mulțumiți clientului pentru a vă apela. “
Pasul 5: Scrieți fiecare POS
Scrie simplu. Utilizați cuvinte mici și propoziții scurte. Mai întâi puneți ideea principală. Urmăriți cu detalii. Utilizați verbele de acțiune și o voce activă. Evitați ambiguitatea și confuzia. Nu utilizați abrevieri, acronime sau jargon.
Pasul 6: Formatarea SOP-urilor în mod consecvent
Fiecare SOP trebuie scris în același font și dimensiune font. Păstrați paragrafele lungi în cele scurte. Utilizați punctele bullet în loc de propoziții lungi. Adăugați ajutoare vizuale cum ar fi diagramele. Evidențiați informații importante, cum ar fi utilizarea tipului bold sau cu caractere cursive.
Pasul 7: Evaluați eficacitatea fiecărui POS
Verificați SOP-urile pentru lizibilitate, lizibilitate și înțelegere.
- Limbajul este suficient de mare și ușor de citit?
- Lizibilitatea: Sunt instrucțiunile simple? Sau protocoalele au o preponderență de concepte complexe și de cuvinte obtuze?
- Inteligibilitate: Cititorul învață ce trebuie să știe pentru a face procedura corect?
Pasul 8: Revizuirea, revizuirea și aprobarea
Angajații care efectuează procedurile revizuiesc SOP-urile pentru a confirma că înțeleg totul. Cereți angajaților care nu sunt familiarizați cu procedurile să citească și SOP-urile. Un cititor nu ar trebui să facă procedura pentru a ști cum se face. Fiecare set de modificări revizuite de aceiași cititori până când sunt acceptabile. Managerii care vor fi responsabili pentru asigurarea respectării SOP-urilor ar trebui să le semneze înainte de a fi eliberați.
În afaceri, funcționează sisteme uniforme. Crearea unui manual de proceduri standard de operare asigură că fiecare angajat urmărește fiecare pas într-un sistem în același mod, de fiecare dată.
