Agendele formează așteptările unei întâlniri. Folosirea unui șablon de agendă asigură standardizarea și formatul oficial pentru întâlnirea unui director. Planificarea întâlnirilor arată profesionalismul și pregătirea necesare pentru o întâlnire fără probleme. Distribuirea agendei dvs. o zi sau două înainte de întâlnire va permite invitaților să pregătească și să anticipeze prezentările și discuțiile de întâlnire. Directorii au adesea programe grase cu puțin timp pentru a sorta documente complicate. Cu cât puteți face mai simplu formatul agendei, cu atât mai ușor va fi pentru directori și asistenți să determine scopul, locația și subiectele întâlnirii.
Creați agendă de întâlnire a regizorului într-un program de procesare de text, cum ar fi Microsoft Word. Word este o aplicație pe care majoritatea poate să o acceseze și oferă mai multe șabloane de agendă pentru întâlniri care pot fi descărcate pe care ați putea dori să le utilizați ca punct de plecare. Puteți personaliza ordinea de zi cu sigla și numele companiei.
Introduceți numele întâlnirii, data, ora, locația și informațiile despre conferință în antetul agendei. Prezentați clar informațiile în partea de sus a paginii și centrate, astfel încât invitații să știe în mod clar cum și când să aibă acces la întâlnire. Ați putea dori, de asemenea, să includeți o listă de invitați și facilitatori pe măsură ce spațiul pe care îl permite pagina.
Solicitați subiecte de agendă de la directorii participanți. Trimiteți un e-mail cu cel puțin o săptămână înainte de întâlnire pentru a solicita subiecte de agendă. Listați subiectele agendei în funcție de modul în care intenționați să prezentați fiecare subiect. Pe șablon, listați fiecare element de agendă cu numărul din stânga și numele persoanei responsabile pentru conducerea discuției la dreapta subiectului. Dacă timpul este limitat, este recomandat să alocați cadre temporale pentru fiecare subiect, lăsându-le în ordine alături de elementul agendei.
Listează "Pașii următori" și "Alte elemente" ca ultimele două elemente de agendă. Acest lucru va permite întâlnirii dvs. să încheie cu orice elemente de plan de acțiune și alte subiecte care nu pot fi listate oficial în ordinea de zi.
sfaturi
-
Utilizați același format de agendă pentru întâlnirile ulterioare ale directorului. Directorii vor deveni obișnuiți să privească formatul agendei și să vadă cu ușurință detaliile și subiectele întâlnirii. Asigurați-vă că agendele dvs. sunt ordonate, aveți spațiu suficient între linii și arătați în mod clar scopul documentului și motivul întâlnirii.
