Mutarea unui întreg birou necesită mulți oameni, termene limită și cerințe foarte specifice. Utilizarea instrumentelor de management al proiectelor, cum ar fi charterul proiectelor, poate echilibra așteptările părților interesate de proiect și abilitățile echipei de proiect: prin definirea domeniului de aplicare devreme puteți menține integritatea proiectului dvs. și puteți stabili obiective rezonabile și realizabile. În timp ce majoritatea șabloanelor charter sunt proiectate pentru proiecte de construcție sau software, este nevoie doar de câteva ajustări pentru a le face să lucreze pentru relocarea dvs.
Explicați cazul dvs. de afaceri. Includeți motivele pentru mutare, de exemplu: constrângeri de reglementare, financiare sau de expansiune. Denumiți sponsorul proiectului și managerul de proiect. În plus, introduceți documentul și structura acestuia.
Definiți domeniul de aplicare al proiectului. Aceasta este cea mai importantă secțiune din cartea dvs.: să fie foarte specifică. Indicați dacă echipa dvs. este responsabilă pentru alocarea de noi spații de birouri pentru persoane, reconectarea rețelei de comunicații, stabilirea planurilor de gestionare a facilităților sau doar pentru mutarea mobilierului.
Listează părțile interesate, membrii echipei și responsabilitățile. Părțile interesate se îngrijesc dacă proiectul este sau nu un succes, dar poate sau nu poate îndeplini sarcini de proiect. Includeți atât membrii interni cât și cei externi, cum ar fi orice companie în mișcare sau personal de utilități, care va fi necesar pentru a finaliza mutarea. Stabiliți care echipe sunt responsabile pentru fiecare componentă enumerată în secțiunea de domeniu.
Creați o cronologie de nivel înalt pentru livrările proiectului. Programul dvs. de proiect va defini date specifice, dar utilizează acest spațiu pentru a oferi părților interesate o idee generală despre ceea ce se așteaptă. Ei vor fi de acord cu estimările dvs., astfel încât să fie cât mai realiste posibil.
Rezumați riscurile și dependențele proiectului. Un proiect amplu va avea un document separat de management al riscului, totuși trebuie să evidențiați toți factorii cunoscuți care ar putea întârzia sau deraia mișcarea. Aceste probleme ar putea include inspecții nereușite, daune asupra activelor în curs sau tehnicieni de rețea cu întârziere, de exemplu.
Înscrieți-vă pe proiectul dvs. Carta dvs. ar trebui să încheie cu o listă a oricăror documente suplimentare care vor fi create în cadrul planificării proiectului. Lăsați spațiu pentru toate părțile interesate definite în etapa 3 pentru a vă înscrie oficial în proiectul dvs.
sfaturi
-
Reproiectați secțiunea tradițională de testare dintr-un plan de software pentru a efectua un test de asigurare a calității în noul spațiu, de exemplu: funcționează sistemul de securitate, toate extensiile telefonului sunt direcționate corect, printre alți factori. Mențineți în minte membrii echipei externe atunci când creați dependențe de proiect. De exemplu, birourile nu pot fi mutate până când nu se instalează noul covor.
