În timp ce epoca digitală creează mai puțină hârtie, cererea de stocare electronică crește. Linii directoare stabilite de către o echipă de gestionare a informațiilor unei organizații pentru crearea, accesarea, stocarea și eventual distrugerea înregistrărilor dictează termenii ciclului de viață al înregistrărilor electronice. Ciclul de viață al înregistrărilor electronice include crearea, utilizarea, stocarea și dispunerea pentru majoritatea entităților comerciale și guvernamentale. Unele organizații arhivează anumite înregistrări considerate neprețuite, ca ultima fază a ciclului de viață atunci când nu sunt distruse.
Creare
Una dintre cele mai mari provocări pentru orice sistem de management electronic este documentarea originii noilor înregistrări într-o manieră logică și consecventă pentru utilizare, recuperare și stocare în viitor. Ceea ce constituie un record este stabilit prin manualul de politici al organizației, care este scris în baza statutului federal și de stat. Dacă este identificată corect la începutul ciclului de viață, o înregistrare este ușor accesibilă până la expirarea utilității înregistrării și este distrusă. În funcție de organizație, unele înregistrări sunt create automat de sistem atunci când anumite date sunt introduse în computer. Alte sisteme necesită un individ pentru a crea o înregistrare manuală.
Utilizare
Odată ce o înregistrare este creată electronic, este în mod normal distribuită și folosită ca un instrument de informare în scopuri comerciale sau guvernamentale. Din acest motiv, înregistrările sunt stocate într-un depozit pentru un acces ușor. În timp ce sunt active, cele mai multe înregistrări sunt stocate, dar sunt accesate printr-o bază de date cu informații de identificare care etichetează înregistrarea.
Depozitare și întreținere
După ce un fișier a fost folosit și nu mai este necesar în mod regulat, o înregistrare este adesea stocată ca inactivă. Înregistrările trebuie să fie stocate pentru a fi accesate înainte de a fi distruse în conformitate cu regulile stabilite ca politică organizațională. O parte a motivului pentru o astfel de accent pe stocarea corespunzătoare se referă la probleme de confidențialitate. Politica organizațională prudentă abordează securitatea ca o parte importantă a întreținerii înregistrate responsabile.
Dispoziţie
Înregistrările trebuie să fie accesibile pentru un anumit număr de ani pentru a se conforma legilor federale și de stat. Majoritatea politicii organizaționale privind păstrarea și dispunerea înregistrărilor utilizează statutele federale și de stat ca cerințe minime pentru păstrarea înregistrărilor. Întreprinderile țin evidența în scopuri de litigiu, în cazul în care sunt forțate să apere anumite acțiuni de afaceri luate în trecut. Modul în care sunt eliminate înregistrările este de importanță critică. Deoarece fișierele electronice pot fi restaurate în mâini expert, este esențial ca fișierele electronice să fie șterse fără posibilitate de a recupera informațiile.
