Numele formal al unei scrisori din lista de licitații este o "scrisoare de intenție a propunerii". Acest tip de scrisoare trebuie redactat succint și păstrat la maximum două pagini în lungime. Elaborați o solicitare de propuneri pentru a descrie în detaliu parametrii proiectului, rezultatele așteptate, calendarele și reperele. Scopul scrisorii de intenție este de a atinge principalele descrieri și cerințe într-un mod sinoptic.
Elementele de care aveți nevoie
-
Software de procesare a textului
-
RFT (opțional)
-
Link-uri către site-ul web pentru RFP, aplicație (opțional)
Deschideți scrisoarea cu un salut scurt și anunțați titlul proiectului de licitare. Creați un antet numit "Descriere" după salutul de deschidere. Utilizați acest antet pentru a descrie pe scurt lucrarea în trei paragrafe sau mai puțin, astfel încât să se citească mai mult ca o declarație sumară. Includeți un număr de angajare pentru proiect.
Creați o rubrică intitulată "Specificații". Utilizați această zonă pentru a elabora cerințe precum specificațiile tehnice privind dimensiunea, necesitățile electrice, locația și alte informații pertinente pe care ofertanții vor trebui să le cunoască pentru a furniza o estimare corectă.
Creați o rubrică intitulată "Calificări". Utilizați această secțiune pentru a descrie calificările necesare pentru ofertanți, cum ar fi numărul minim de ani de afaceri, tipul (tipurile) de licență cerut (e), capacitatea de a demonstra cantitățile adecvate de asigurare și tipul / tipurile de asigurare pe care ar putea să o solicite. Preferințele de stat acordate întreprinderilor minoritare sau deținute de femei (dacă este cazul) și orice altă limbă legală obligatorie, afacerile sau departamentele dvs., trebuie să fie indicate pe toate scrisorile de licitație.
Etichetați o rubrică intitulată "Buget" pentru locul de muncă (dacă este cazul). Introduceți suma maximă pentru proiect, astfel încât toți solicitanții să fie conștienți de suma maximă a bugetului.
Efectuați un antet numit "Livrare" și scrieți o scurtă declarație cu privire la rezultatele așteptate de lucru care trebuie îndeplinite. Să informeze potențialii clienți că o declarație detaliată a rezultatelor va fi inclusă în documentul de completare al RFP pentru locul de muncă.
Scrieți un antet intitulat "Termen limită", iar în secțiunea de titlu indicați data finală necesară. Includeți o defalcare a datelor de referință (dacă este cazul) sau lăsați detaliile de referință pentru RFP.
Creați un antet "Exemple" (dacă este cazul) și specificați modul în care ofertanții trebuie să trimită mostre de muncă anterioară, cum ar fi prin fotografii electronice digitale într-un format JPEG sau GIF sau ca atașament împreună cu cererea lor formală.
Creați un antet "Referințe" și specificați numărul de referințe solicitate și tipul de informații de contact de care aveți nevoie, cum ar fi numele, titlul, numărul de telefon și adresa de e-mail.
Introduceți un hyperlink pe scrisoare, astfel încât solicitanții să se poată conecta la o aplicație on-line formală și un hyperlink separat pentru RFP (dacă este necesar). Adăugați un link pentru site-ul dvs. web și includeți RFP și aplicația pe site-ul dvs. web, care poate fi formatat ca un format PDF pentru solicitanți pentru a le încărca pe computerul lor.
sfaturi
-
Indicați o dată pentru o sesiune de întrebări și răspunsuri pentru o lucrare bugetară mare și pentru a minimiza numărul de telefon și e-mailuri de urmărire pe care le puteți primi, astfel încât să puteți răspunde la întrebări la un moment dat. Includeți un nume de contact și indicați dacă ofertanții ar trebui să utilizeze telefonul sau e-mailul pentru a trimite întrebări suplimentare.
