Atunci când o companie cumpără mașini, vehicule, software sau alte elemente care se califică drept active din cauza utilizării lor pe termen lung, acestea sunt considerate cheltuieli de capital. Din cauza costului semnificativ, majoritatea companiilor planifică în avans pentru aceste achiziții; dar când mașinile se descompun sau noua tehnologie reprezintă o oportunitate pentru o companie de a eficientiza procesele, trebuie să se cântărească sume mari de bani în raport cu utilitatea achiziției. Pentru a crea o politică privind aceste cheltuieli, conducerea trebuie să examineze istoricul cheltuielilor companiei și să tragă concluziile în consecință.
Analizați înregistrările contabile anterioare pentru a determina orice tip de cheltuieli privind bunurile de capital și pentru a estima cheltuielile neplanificate anuale datorate înlocuirii echipamentelor.
Stabiliți un buget de șablon care include experiența anterioară și cheltuielile planificate. Estimați procentul de cheltuieli de capital neplanificate și includeți o indemnizație pentru elementele respective.
Determinați modul în care deciziile privind cheltuielile neplanificate au fost făcute în trecut și notați cât de reușite au fost formulate deciziile.
Scrieți proceduri de identificare a cheltuielilor de capital care vor fi incluse în buget, inclusiv șabloanele RFP (cererea de propuneri), cerințele de ofertă, cerințele de plată, documentația privind necesitatea și o listă de revizuiri și aprobări care trebuie să aibă loc înainte de includerea elementului de cost în buget.
Scrieți o listă de acțiuni care să descrie modalitățile de luare a deciziilor privind cheltuielile neplanificate. Trebuie inclusă atenția cuvenită aplicată cheltuielilor bugetare, plus un sistem de comparare a cheltuielilor preconizate cu ipotezele de venit și evaluarea nivelului de risc asociat cheltuirii acestor bani.
Organizați-vă politica printr-o introducere care precizează obiectivele politicii, o secțiune care acoperă cheltuielile de capital planificate și procesul de includere a acestora în buget, o secțiune privind cheltuielile de capital neplanificate și modul în care acestea ar trebui evaluate și o politică pentru determinarea valorii alocație pentru cheltuieli de capital neplanificate care ar trebui incluse în bugetul anual.
sfaturi
-
O politică este la fel de bună ca și aplicarea acesteia. În timpul procesului de creare a politicii, solicitați tuturor managerilor care ar putea fi afectați să participe activ la formularea sa și să obțină aprobări scrise pentru fiecare element major al politicii.
Avertizare
Fii pregătit să îți modifici politica nouă ca ocazii. Controlul riscului de a face cheltuieli neplanificate de capital implică un departament contabil puternic și receptiv care poate furniza informații financiare exacte la un moment dat.
