Când vă cheltuiți banii proprii în numele unui client, al unui angajator, al colegilor sau al unui partener de afaceri, puteți și ar trebui să așteptați să îl primiți înapoi.Agenții de vânzări, profesori, avocați și consilieri financiari pot efectua zilnic cheltuieli de afaceri rambursabile. Aceste cheltuieli se deplasează la marja de profit dacă nu le conțin.
Trimiteți o scrisoare de rambursare înainte de a cheltui
Cu excepția cazului în care așteptați aprobarea în avans ar duce la o oportunitate pierdută, cereți rambursarea înainte de a vă cheltui banii. Efectuarea cererii dvs. în scris vă permite să creați un buget pentru eveniment sau proiect și să oferiți o justificare avansată pentru cum și de ce cheltuirea banilor acum va economisi bani mai târziu.
Exemple:
Dragă Allen Jeffries:
În timpul depunerii documentelor de înmatriculare, am aflat că Comisia Corporation din Arizona plătește o taxă de 35 USD pentru procesarea rapidă pentru a rezerva numele companiei dorite. Așa cum am discutat în cadrul întâlnirii noastre marți, numele dvs. de companie dorit "Wild Turkey Surprise" necesită o taxă de procesare de 10 USD pentru ao rezerva în următoarele 120 de zile. Adăugarea taxei de urgență va asigura rezervarea numelui până vineri, 11 mai, în loc de joi, 17 mai. Plata taxei de procesare rapidă vă asigură că dețineți numele înainte ca firma de semnalizare Alphabet să facă semnul de neon pe care l-ați comandat pentru partea de vest a restaurantului. De asemenea, ne dă timp pentru a primi un răspuns de la Warner Brothers pentru a ne asigura că nu vor considera numele drept o încălcare a mărcilor comerciale sau a drepturilor de autor.
De vreme ce contează, voi plăti costurile de procesare rapidă dacă nu vă aud mâine până la prânz și vă voi trimite cererea de rambursare împreună cu raportul meu săptămânal de cheltuieli.
Cu sinceritate,
Alexis Chapman, CPA, Chapman Business Services
Eticheta Per Diem
Serviciul Internal Revenue afirmă că o vizită pe zi acoperă cazare, mese și cheltuieli ocazionale atunci când angajatul călătorește pentru afaceri. Angajații trebuie să depună un raport de cheltuieli în termen de 60 de zile, sau per diem devine salariu impozabil. Raportul trebuie să includă data la care a avut loc călătoria, scopul afacerii și locația călătoriei. Angajatul trebuie, de asemenea, să atașeze chitanțe pentru cazare. Întreaga plată per diem devine impozabilă dacă muncitorul dvs. nu prezintă un raport de cheltuieli.
Exemplu:
Attn: Robert Morgan, Contabilitate Departament Manager
Dragă Robert Morgan:
Încheiată este raportul meu de cheltuieli pentru martie 2018. Am anexat chitanțele mele pentru șederea planificată de trei nopți la Sandals pe Insula Sanibel între 5 și 7 martie pentru seminarul nostru anual de instruire a vânzărilor. Am adăugat taxele pentru celelalte trei nopți de cazare în Denver, Colorado între 7 și 12 martie, în timp ce mă ocup de greva sălbatică din centrul nostru. De asemenea, am adăugat încasările pentru curățarea hainei după ce un atacant a aruncat un balon de apă plin cu vopsea roșie la mine, precum și o estimare a costului unui costum nou. Aparatul de curățare chimică nu a reușit să îndepărteze toate petele. Am inclus un citat de la Men's Wearhouse, Ted's Clothiers și The Suit Depot pentru o nouă jachetă, pantaloni, cămașă rochie, cravată și pantofi, deoarece toate au avut pagube importante.
Cu sinceritate,
James S. Corwin, manager de vânzări, magazin # 3126, Phoenix, Arizona
Profesori
Multe școli nu rambursează profesorii pentru niciun fel de articole de clasă pe care le pot achiziționa. Districtele școlare ar putea acoperi cel puțin o parte din costurile de educație continuă, inclusiv plata pentru călătorii, cazare, cărți, taxe de testare și materiale de studiu. Puteți deduce până la 250 USD pe an în declarația dvs. de impozit pe venit, în cazul în care districtul dvs. nu vă rambursează. Consultați-vă cu directorul și școala superioară înainte de a cheltui orice banii.
Exemplu:
Stimate domnule Polk:
Clasa din acest an este cu 10% mai mare decât anul trecut, dar am primit doar 15 manuale în stare utilizabilă pentru cei 33 de studenți. Deși este adevărat că studenții pot împărtăși o carte în clasă, ei nu vor putea să studieze împreună acasă. Printarea tuturor paginilor extra din agenda de lucru mă va determina să trec pe lângă permisul de copie a întregului an înainte de 30 septembrie, lăsând-mi altă alegere decât să cumpăr manuale noi sau să cumpăr mai multă hârtie de copiat.
Am calculat că, chiar dacă toate paginile imprimă fără erori, voi avea nevoie de 32 de coli suplimentare de hârtie de copiat între 1 octombrie 2018 și 31 mai 2019. La rate în vrac, am fost citat 4 dolari pe ream, pentru un total de 128 dolari. Deoarece majoritatea părinților plătesc deja 65 de dolari pe an în taxele de școlarizare, cred că ar fi o povară pentru a le cere să plătească pentru copii atunci când copiii lor ar trebui să aibă deja manuale. Sunt dispus să-mi cumpăr hârtia, atâta timp cât districtul școlar mă va răsplăti la un moment dat. Pentru comparație, am inclus prețurile de la Staples, Office Depot și Walmart.
Cu sinceritate,
Angel Harris, gradul 5 de știință, Rolling Hills Middle School
Fellow Employees
Dacă împrumutați bani, unelte sau bunuri unui colaborator, trebuie să fiți de acord în prealabil dacă acesta este un cadou sau un împrumut. Cei mai mulți colegi vor face un efort de a echilibra cărțile, dar unii ar putea să uite de generozitatea dvs. dacă nu cereți rambursarea. Dacă ați încheiat un acord scris în vreun fel, ați fi susținut pentru un caz de cereri mici, dacă este necesar. Dacă aranjamentul dvs. a fost verbal și privat, fără ca nimeni altcineva să fie prezent, ați avea puțin noroc să vă întoarceți banii sau proprietatea.
Exemple:
Exemplu de scrisoare pentru rambursarea cheltuielilor cu acordul prealabil în scris:
Dragă Bob:
Când ți-am cumpărat permisul de tranzit pentru luna martie, a fost înțeles că mă vei răscumpăra sau mă vei cumpăra pentru aprilie. Am atașat o copie a contractului de rambursare pe care l-ai semnat înainte de a-mi cumpăra permisul. Plătește-mi suma de 62 USD în această vineri sau va trebui să adaug o taxă de întârziere de 5 USD. Vă mulțumim că ați avut grijă de acest ASAP.
Cu sinceritate,
Roland
Formatul scrisorii de rambursare fără acordul scris prealabil:
Dragă Zach:
Cele trei prânzuri pe care ți le-am cumpărat săptămâna trecută au totalizat 39,20 dolari. Plătiți cel puțin jumătate din această sumă până în această vineri, iar restul până la 24 aprilie. Înțeleg că te lupți, dar am folosit o parte din banii de gaz din această săptămână pentru a cumpăra acele mese pentru tine. Vă mulțumim că ați avut grijă de această problemă imediat.
Membru al echipei,
Janet
