Nici o operațiune de afaceri nu este perfectă. Sunt șanse, la un moment dat în carieră, să întâlniți o problemă care trebuie abordată cu un nivel mai înalt de management. Multe companii încurajează utilizarea rapoartelor de reclamații ca metodă adecvată de a declara în mod oficial o plângere. Aceste rapoarte sunt utilizate, de obicei, pentru a răspunde tranzacțiilor sau condițiilor nesatisfăcătoare legate de o companie. Scrierea corectă a unui raport de plângere este esențială pentru a vă face auzită îngrijorarea și pentru a remedia problema.
Identificați contextul situației. Oferiți informații cheie, cum ar fi poziția dvs. și motivul pentru care ați scris. Menționați concis motivul nemulțumirii.
Urmați fundalul cu o descriere mai detaliată a problemei. Raportați fapte obiective. Descrieți efectele care rezultă din această problemă.
Comunicați ceea ce considerați a fi o soluție satisfăcătoare. Explicați-vă ce vă așteptați ca cealaltă parte să facă pentru a remedia situația.
Adăugați un avertisment dacă considerați că este necesar. Poate doriți să comunicați consecințele în cazul în care cealaltă parte nu participă la rezolvarea problemei. Acest pas este opțional, pe baza relației dvs. cu cealaltă parte și a gravității problemei.
Sfârșit cu o concluzie politicoasă care exprimă perspectiva optimistă față de situație. Comunică un sentiment de dorință de a rezolva problema pentru a beneficia ambele părți.
sfaturi
-
Amintiți-vă să utilizați politețea pe toată litera. Nu vă abțineți de la insultă pe cealaltă parte sau nu sunteți ostili.
