Achiziționarea de proiecte înseamnă cumpărarea sau vânzarea de produse sau servicii pentru a efectua diverse lucrări, astfel cum sunt definite în documentele proiectului. Există mai mulți pași pentru a vă asigura că acest lucru se face corect. În conformitate cu standardele recunoscute la nivel mondial de către Institutul de Management al Proiectului (PMI) în cartea "Ghidul organismului de management al cunoștințelor" (PMBOK), există șase grupuri de proces legate direct de managementul achizițiilor. Aceste grupuri de proces includ fiecare aspect al unui contract de la colectarea de informații la încheierea contractului.
Planificarea achizițiilor
Procesul de achiziții plan se desfășoară în faza de planificare a unui proiect. În acest proces, PM lucrează cu echipa pentru a planifica ce va fi achiziționat și / sau achiziționat. Instrumentele și tehnicile utilizate sunt o analiză de tip make-or-buy, expertiză și tipuri de contracte. Obiectivul este acela de a deveni la fel de educat în toate posibilitățile. Odată ce acest proces a fost finalizat, echipa PM poate începe să restrângă informațiile cheie.
Plan de contractare
Contractarea contractelor poate fi definită ca folosindu-se informațiile din faza Achizițiilor Planului pentru a restrânge informațiile și pentru a identifica potențialii vânzători. Acest lucru se întâmplă în faza Executing a unui proiect. Instrumentele și tehnicile utilizate în acest proces sunt formularele standard și raționamentul experților.
Solicitați răspunsurile vânzătorului
Administrarea achizițiilor se face în faza de execuție a unui proiect. Echipa PM a stabilit o imagine clară a ceea ce va fi necesar pentru realizarea proiectului. Echipa colectează și analizează ofertele, ofertele și propunerile pentru a lua o decizie în cunoștință de cauză. Instrumentele și tehnicile utilizate în cadrul acestui proces includ conferințe de ofertanți, publicitate și o listă de vânzători calificați.
Selectați vânzătorii
Odată ce echipa decide, selectează vânzătorii și începe negocierile contractuale. Există mai multe instrumente și tehnici pentru acest proces. Acestea includ un sistem de cântărire, estimări independente, un sistem de screening, negocieri de contract, un sistem de evaluare a vânzătorilor, o evaluare a experților și tehnici de evaluare a propunerilor. Aceste instrumente și tehnici ajută echipa să cântărească toți factorii și să ia o decizie în cunoștință de cauză.
Administrarea contractelor
Administrarea contractului are loc în timpul fazei de monitorizare și control a proiectului. Aici lucrarea se termină. Funcția principală a PM este să gestioneze relația dintre cumpărător și vânzător și să se asigure că obligațiile contractuale și termenii sunt îndeplinite. Instrumentele și tehnicile utilizate în acest proces sunt un sistem de control al schimbării contractelor, revizuiri de performanță efectuate de cumpărători, inspecții și audituri, raportarea performanțelor, un sistem de plăți, o administrare a daunelor, un sistem de gestionare a înregistrărilor și tehnologia informației.
Închiderea contractului
Procesul de închidere a contractului are loc în faza de închidere a proiectului. Lucrul a fost făcut și acum echipa va închide toate problemele deschise, precum și revizuirea contractului pentru a se asigura că toți termenii au fost îndeplinite și că toate modificările solicitate în timpul proiectului au fost finalizate și reflectă amendamentele la contract. PM va folosi două instrumente și tehnici pentru acest proces, audituri de achiziții publice și un sistem de gestionare a înregistrărilor. Menținerea unei înregistrări a lecțiilor învățate va ajuta proiectele viitoare.
