Chiar dacă ați lucrat doar pentru o perioadă scurtă de timp, știți că păstrarea unor înregistrări meticuloase, evaluarea practicilor curente de achiziție, căutarea unor noi relații de vânzător și asigurarea faptului că sistemele dvs. de operare sunt proiectate eficient sunt cheile unui departament de achiziții organizat. Fie că tocmai ați fost adus pentru a transforma o diviziune existentă de la haotic la organizat, fie că doriți să vă asigurați că totul se mișcă eficient cu puține glitches, acest articol vă poate îndruma în direcția cea bună.
Elementele de care aveți nevoie
-
Calculator
-
Software-ul
-
Achiziționarea de documente
-
Manual de politici
-
Operațiune de stocare / inventar auditată
-
Sistem de securitate (opțional)
Începeți să verificați fișierele și metodele departamentului de achiziții pentru a evalua sistemul actual. Urmăriți articolele comandate pentru angajați sau departamente și verificați performanța vânzătorilor autorizați. Vizitați șefi de departamente pentru a discuta experiențele lor anterioare de cumpărare. Obțineți feedback cu privire la modul de îmbunătățire a metodelor de procesare, de urmărire și de îndeplinire a departamentului.
Obțineți permisiunea de a elabora un nou manual al politicii Departamentului de achiziții pe baza feedback-ului primit de la conducătorii departamentelor dacă nu există un ghid curent sau este evident că versiunea curentă nu funcționează. Scrieți, editați și difuzați proiecte către factorii de decizie pertinenți. Trimiteți copii ale publicației managerilor, astfel încât acestea să aibă un punct de referință pentru solicitările viitoare de achiziție.
Documentele de audit pe care compania dvs. le utilizează pentru a efectua operațiuni de cumpărare. Examinați limba de comandă de achiziție, revizuiți documentația și formularele de licitare ale companiei dvs., evaluați solicitarea de aprovizionare comună și alte documente. Faceți schimbări, dacă este necesar, pentru a spori securitatea și eficiența în livrarea produselor comandate.
Revizuiți și analizați inventarul companiei de materiale livrate în prezent pe sau în afara site-ului. Verificați toate inventarele în raport cu documentația existentă. Suprasolicitările de pavilion și lipsurile de articole care sunt în continuă cerere, cum ar fi consumabilele de birou. Evaluați modul în care achizițiile sunt rafatate și preluate de colectori și agenți de ambalare. Faceți îmbunătățiri cu privire la modul în care acestea sunt depozitate pentru a reduce din cauza ineficiențelor.
Evaluați operațiunile curente de rafturi, operațiuni de colectare și de ambalare - în special în cazul în care slăbiciunea a avut drept rezultat furt, nu sa constatat stocuri și întârzieri în furnizarea de bunuri la dispoziția lucrătorilor în timp util. Investigați înțelepciunea instalării unui sistem de securitate, dacă nu există deja, pentru a servi drept descurajare a criminalității în zonele de depozitare.
Instituiți un program de control al calității, astfel încât colectorii, împachetatorii, contabilii și cumpărătorii să primească în același timp informații critice despre livrările de aprovizionare; în special deoarece informațiile se referă la comenzi înapoi, greve de muncă, mărfuri defecte sau deteriorate - circumstanțe neprevăzute care pot afecta primirea și disbursarea materialelor care vin prin departamentul de achiziții.
Țineți la curent cu tendințele industriei pentru a afla noi tehnici pentru organizarea operațiunilor departamentului de achiziții. Concepeți un raport de progres pe care îl veți putea actualiza metodic cu privire la starea elementelor pe care le plasează la comandă, astfel încât să nu cheltuiți jumătate din zi să răspundeți la aceeași întrebare: "Când pot să mă aștept să obțin notele pe care le-am comandat în iulie?"
