Când proprietarii schimbă personalul de la birou, este util să îi sfătui pe chiriașii de aceste schimbări, în special în cazul personalului care interacționează frecvent cu chiriașii. Este ușor să consiliați locatarii de personal și alte schimbări semnificative prin scrisoare.
Adunați o listă cu numele și adresele tuturor chiriașilor care vor fi afectați de schimbare. De exemplu, dacă închiriați spațiu în mai multe locații și, prin urmare, operează mai mult de un birou de închiriere, trebuie doar să comunicați schimbarea cu acei locatari care se ocupă de biroul de închiriere unde are loc schimbarea. Dacă aveți doar un birou, bineînțeles, alertați toți chiriașii.
Pregătiți scrisoarea de pe topul de antet al companiei să o faceți "oficial" și să o stabiliți pentru data la care anticipați că majoritatea scrisorilor sunt distribuite. Utilizați tehnologia mailmerge pentru a personaliza fiecare literă sau puteți utiliza un format mai general, adresându-vă fiecărei litere "Stimate locatant".
Conținutul scrisorii ar trebui să fie scurt și de afaceri, și, în general, ar trebui să ia două paragrafe de conținut, plus un paragraf de închidere. Raportați schimbarea personalului din primul paragraf. În cazul în care noul angajat va prelua toate sarcinile angajatului plecând, spuneți-l, enumerând îndatoririle: "Jennie Smith va părăsi firma pe 12 martie și va fi înlocuită de Mary Jones, care va fi responsabilă de reclamațiile chiriașilor, întreținerea solicită, colectând chirii și răspunzând la toate întrebările conexe."
Pe de altă parte, în cazul în care sarcinile îndeplinite anterior de angajatul care pleacă vor fi distribuite între personalul existent și / sau noul angajat, faceți acest lucru clar în primul paragraf; de exemplu: "Jennie Smith va părăsi firma pe 12 martie și va fi înlocuită de Mary Jones, care va fi responsabil pentru reclamațiile chiriașilor și cererile de întreținere. Joe White va prelua responsabilitatea colectării chiriilor și a răspuns la toate întrebările conexe".
În al doilea paragraf, includeți toate datele pertinente; în multe cazuri, de exemplu, un angajat pleacă vineri, iar înlocuitorul se raportează în ziua de luni următoare. În alte cazuri, există o scurtă perioadă de suprapunere în timp ce angajatul care pleacă tratează cel nou. Închideți al doilea paragraf prin care afirmați că, de la data schimbării, toate întrebările, comentariile și problemele pertinente ar trebui să fie îndreptate către persoanele nou-responsabile pentru acestea și să le numiți din nou. De exemplu, "Începând cu 15 martie, adresați-vă cererilor de plângere și întreținere către Mary Jones și contactați-l pe Joe White pentru orice lucru legat de chirie".
În ultimul paragraf, informați chiriașii că ar trebui să se simtă liberi să vă contacteze cu orice preocupări, comentarii sau întrebări. Semnează litera "Sincerely", urmată de numele tău.
sfaturi
-
Proprietarii sau personalul lor pot livra sau trimite prin poștă aceste tipuri de scrisori; în mod alternativ, ele pot fi distribuite cu chitanțe de chirie.
Rezistați nevoii de a fi chummy și de a oferi prea multe informații, chiar și atunci când lucrurile sunt evidente. "Jennie Smith pleacă să aibă un copil", sau "Jennie Smith se căsătorește și merge în luna de miere și se va muta din stat", ambele sunt exemple de a oferi prea multe informații. Lăsați-o pe Jennie să împărtășească informațiile pe care le aleg și să-ți limiteze scrisoarea la ceea ce este necesar pentru afaceri.
