Comunicarea tradițională a proiectelor a avut loc într-o structură clar definită, folosind canale cum ar fi poșta internă, telefoane, memorii și întâlniri oficiale. Proiectele moderne de comunicare folosesc tehnologii precum e-mail, intranet și social media pentru a partaja informații într-o structură mai flexibilă a echipei. Nevoile de comunicare s-au schimbat în funcție de apariția unor noi abordări în gestionarea proiectelor și de necesitatea de a informa un grup mai larg de părți interesate.
Metodologie
O echipă tradițională de proiect a procesat proiectul în etape separate, finalizând fiecare etapă înainte de a începe următorul. Echipa a documentat fiecare etapă și a obținut o semnătură înainte de a progresa. Potrivit proiectului Smart, practica modernă este de a adopta o metodologie agilă de proiect în care etapele proiectului se pot suprapune, în timp ce membrii echipei procesează cicluri individuale, modificându-le în conformitate cu orice feedback. Acest lucru complică comunicarea, punând accentul pe actualizările de stare și accesul la cele mai recente informații despre proiect.
Echipă
O echipă modernă de proiect include un grup larg de membri permanenți și temporari. Pe lângă membrii personalului intern, o echipă poate include și consultanți, furnizori, parteneri de afaceri și firme care furnizează servicii IT. Managerul de proiect trebuie să se asigure că toți membrii echipei au acces securizat la comunicarea proiectului pentru perioada de implicare a acestora. Potrivit Project Place, un proiect este un sistem social temporar, în care succesul depinde de colaborare, comunicare și angajament prin schimbul transparent de informații.
Părțile interesate
Proiectele moderne au un grup mult mai larg de părți interesate. Pe lângă comunicarea cu membrii echipei și sponsorii, managerii de proiect recunosc importanța de a informa pe deplin toți actorii, inclusiv comunitatea, autoritățile de reglementare, agențiile guvernamentale și investitorii. Potrivit firmei de consultanță de management Cornwell, comunicările ineficiente contribuie la lipsa de succes în peste 65% din proiectele eșuate.
canale
Comunicarea modernă a proiectelor beneficiază de avantajele comunicațiilor în rețea pentru a îmbunătăți colaborarea. E-mailurile și mesageria instant permit membrilor echipei să împărtășească informații rapid și ușor, mai degrabă decât să se bazeze pe canale pe suport de hârtie, cum ar fi memorii interne sau faxuri. Portalurile de proiecte oferă un singur punct de acces securizat pentru toate informațiile și documentația proiectului prin intermediul internetului. Videoconferința face posibil ca membrii echipei să organizeze întâlniri de progres, chiar dacă membrii echipei se află în diferite locații. Tehnologii precum blogurile și rețelele sociale îmbunătățesc și mai mult comunicările proiectului, creând un sentiment de comunitate și oferind părților interesate posibilitatea de a oferi feedback care să influențeze proiectul
