Sistemele de depozitare oferă avantaje și dezavantaje pentru setările de birou. Majoritatea companiilor utilizează sisteme tradiționale de depozitare în care documentele de hârtie sunt depuse în dulapurile de depozitare. Cel mai frecvent tip de sistem de depozitare utilizat este un sistem alfabetic.
Scop
Sistemele de arhivare sunt utilizate pentru păstrarea documentelor organizate și ușor de găsit pentru angajați. Se instalează un sistem de înregistrare, iar angajații urmăresc sistemul utilizat.
avantaje
Sistemele de arhivare alfabetice sunt un tip de sistem ușor de învățat și învățat. Documentele sunt depuse în ordine alfabetică, de obicei după numele furnizorului. Orice angajat poate găsi un document necesar atâta timp cât numele vânzătorului este cunoscut.
Dezavantaje
Un dezavantaj al acestui sistem este că documentele sunt adesea confundate din cauza literelor. Un alt dezavantaj este că, dacă ceva este depus sub un prim nume al vânzătorului în raport cu numele de familie, documentele sunt greu de localizat. Modificările numelui în companii nu pot fi înregistrate corect, ceea ce cauzează, de asemenea, confuzie cu acest sistem de înregistrare.
