Ciclul de plată în numerar constituie o componentă a procesului de contabilitate de afaceri. Unele resurse de contabilitate în afaceri consideră că acest ciclu este un proces în sine, în timp ce alții îl consideră o parte a unui proces contabil mai amplu. Înțelegerea ciclului de plăți în numerar implică examinarea scopului său, etapele procesului și diferiții angajați implicați în acest proces. Directorul financiar (CFO) ajută la stabilirea procedurilor de plată în numerar în corporații.
Plata numerarului
Ciclul de plată în numerar este procesul prin care o afacere cumpără articole, de la părți pentru un proces de fabricație la bunuri pentru vânzare comercială, cu resurse banesti. Acest proces se bazează în mare măsură pe deciziile și aprobarea departamentului contabil al unei companii. Într-o afacere mare sau birocratică, ciclul de plată în numerar implică o mână de alte departamente decât contabilitatea, inclusiv achiziționarea, primirea și producția. Plata în numerar poate implica nu numai numerarul fizic, ci toate resursele bănești, cum ar fi cecurile și liniile de credit.
Etapele din ciclu
Punctul de plecare al unui ciclu de plată în numerar depinde de planul contabil al unei afaceri specifice. Explicat liniar, ciclul funcționează în principiu după cum urmează: O companie decide să achiziționeze un element sau un grup de articole. Departamentul de achiziții plasează o comandă de achiziție, pe care departamentul contabil aprobă pe baza resurselor de numerar disponibile. Departamentul de primire primeste comanda de la furnizor pe credit. Departamentul de contabilitate creează toate documentele necesare achiziției și plătește furnizorul. Plata furnizorului reprezintă plata efectivă în numerar.
Ciclul de cheltuieli
Autorul James A. Hall argumentează în cartea sa "Sistemele informatice de contabilitate" că ciclul de plată în numerar face parte dintr-un proces mai amplu denumit ciclu de cheltuieli. Potrivit Hall, ciclul de plată în numerar și sistemul de achiziții / plăți contabile constituie cele două elemente ale primei părți a ciclului de cheltuieli. În acest ciclu, sistemul de achiziții / conturi care se plătesc determină nevoile materiale ale unei afaceri și cumpără materiale bazate pe aceste nevoi. Acest sistem înregistrează toate achizițiile primite ca inventar și creează conturi pentru fiecare furnizor. În timpul ciclului de plată în numerar, departamentul contabil colectează informații despre toate conturile deschise și plătește aceste conturi prin intermediul plăților în numerar. Acest ciclu este mai mult sau mai puțin identic cu ciclul standard de plăți în numerar, dar îl împarte în subciclii.
Mai multe despre plata în numerar
Plata numerarului în întreprinderile mici funcționează foarte diferit. Un magazin propriu independent poate, de exemplu, să angajeze o persoană care face toate achizițiile, se ocupă de toate recepționarea și echilibrarea tuturor conturilor prin plăți în numerar. Această persoană se ocupă, de asemenea, de numerar mic pentru achiziții.
În unele cazuri, un sistem de plăți în numerar poate să nu aibă nimic de-a face cu achiziționarea de materiale de către o afacere. Statul California, de exemplu, numește sistemul prin care plătește câștigurile din loterie de stat un ciclu de plată în numerar. Din punct de vedere tehnic, orice ciclu prin care o entitate eliberează bani ca numerar sau cec reprezintă un ciclu de plată în numerar.
