Când o companie cheltuiește bani pentru a plăti o cheltuială, fie prin numerar, cec, transfer electronic sau orice altă metodă, aceasta se numește o plată în numerar în lumea contabilității. Un raport de plăți în numerar este o evidență a fiecărei tranzacții care a implicat bani plătiți de companie din orice motiv. Raportul este, de obicei, generat de un pachet software de contabilitate al unei companii, cum ar fi QuickBooks.
sfaturi
-
Raportul de plăți în numerar este o evidență a tuturor tranzacțiilor individuale care implică numerar plătit de o companie.
Ce este o debursare în numerar?
Plățile în numerar reprezintă operațiunile de cheltuieli individuale care alcătuiesc totalul cheltuielilor prezentate în contul de profit și pierdere al unei companii. Acestea includ plăți pentru salarii și salarii, inventar, servicii juridice externe, chiria clădirii și orice alte cheltuieli pe care compania le suportă. Când compania plătește facturi, înregistrează plățile către un jurnal de plăți în numerar în sistemul său software de contabilitate.
Declarația de profit și pierdere a societății arată plățile în numerar la un nivel ridicat, iar cheltuielile sunt afișate în perioade diferite de timp, în funcție de faptul că societatea folosește contabilitatea în numerar sau pe bază de angajamente.
Jurnalul de plăți în numerar
În contabilitate, termenul "jurnal" este utilizat pentru a descrie o listă a tranzacțiilor înregistrate care au fost separate prin tip. O afacere utilizează în mod tipic mai multe jurnale în sistemul contabil, cum ar fi un jurnal de vânzări, chitanțe de numerar, plăți în numerar și un jurnal general. În multe pachete software contabile, utilizatorii nu văd jurnalele individuale.
Aceste tranzacții sunt afișate în jurnalul general al companiei, deoarece atunci când un utilizator generează cecuri sau intră în sistemul de facturi, intrările sunt făcute automat pentru fiecare jurnal specific și apoi transferate în jurnalul general. Acest lucru a eliminat necesitatea înregistrării manuală a tranzacțiilor într-un jurnal individual, cum ar fi jurnalul de plăți în numerar. Atunci când tranzacțiile contabile au fost înregistrate manual, intrările ar fi fost înregistrate manual într-un jurnal de plată în numerar și apoi transferate într-un jurnal general.
Protejarea numerarului companiei
Una dintre cele mai importante utilizări pentru un raport de plăți în numerar este de a ajuta la menținerea unor controale interne stricte asupra lichidităților care părăsesc compania, astfel încât să nu ajungă în mâinile greșite. Aceasta face parte dintr-un proces mai amplu de control intern al numerarului, care include mai mulți pași, cum ar fi segregarea sarcinilor, ceea ce înseamnă că niciunul angajat nu se ocupă de tranzacții financiare de la început până la sfârșit.
Raportul de plăți în numerar poate oferi proprietarilor de afaceri informațiile necesare privind cheltuielile pentru a le ajuta să le gestionați în timp. De exemplu, arată cât de mult a fost cheltuit pentru inventar pentru lună, suma cheltuită pentru salariile personalului, chiria și contractele de leasing și cheltuielile pentru orice servicii externe. Jurnalul de plăți în numerar poate fi folosit ca resursă pentru planificarea viitoarelor decizii de gestionare a numerarului. Raportul oferă, de asemenea, un nivel de detaliu care este necesar pentru a ajuta pe cineva din companie să deturneze sau să transfere în mod greșit bani. De exemplu, examinarea raportului în timp poate ajuta la urmărirea tiparelor de plată pentru a detecta o activitate neobișnuită sau pentru a identifica și a verifica plățile mari pentru a vă asigura că acestea sunt legitime.
Atunci când societatea plătește în numerar, ar trebui să utilizeze întotdeauna un cec pre-imprimat, numerotat și să dispună de politici care să permită autorităților să plătească cecuri. De asemenea, atunci când o companie plătește facturi, trebuie să le marcheze ca fiind plătite pentru a preveni plățile duble fără scrupule sau eronate. Revizuirea în fiecare lună a raportului privind plățile în numerar reprezintă o modalitate eficientă de a detecta această problemă și alte probleme.
Este important ca o companie să aibă un număr foarte limitat de persoane, poate trei sau patru maxime, care au autoritatea de a semna cecurile companiei. În cazul în care o plată neobișnuită se prezintă pe un raport de plăți în numerar, devine o chestiune simplă de a urmări copia de verificare și de a vorbi cu persoana care a semnat verificarea pentru a verifica tranzacția. Verificați semnatarii ar trebui să aibă un nivel de autoritate semnificativ și adecvat în cadrul companiei.
