O agendă este o listă de subiecte care urmează să fie introduse și discutate în timpul unei întâlniri. Agendele sunt utile pentru multe întâlniri, cum ar fi cele din instituțiile guvernamentale, organizațiile nonprofit și întreprinderile. Agendele includ, în general, o lectură a proceselor-verbale sau note ale ultimei ședințe, anunțuri relevante, o revizuire a subiectelor de discuție și a unui apel în rolă.Cu toate că agendele au nevoie de timp pentru înființare, pe termen lung pot economisi timp și resurse.
Obiective complete de discuție
Agendele oferă o schiță a subiectelor de discuție. Schița împiedică moderatorul sau membrii întâlnirii să uite subiecte importante de introdus. Când toate subiectele sunt discutate temeinic, deciziile valoroase pot fi luate ca un grup în timpul întâlnirii, în loc să se facă în mod grăbit planurile în afara întâlnirii. Intrările și sugestiile dintr-o varietate de perspective îmbunătățesc calitatea performanței membrilor.
Ajută la comunicarea știrilor importante
Agendele oferă o oportunitate de a informa membrii prin anunțuri despre evenimentele, obiectivele și sarcinile critice. Agendele permit membrilor care nu au acces la toți cei din organizație să anunțe știri importante și să audă știri de interes. Fără o agendă, anunțurile nu pot fi comunicate tuturor membrilor, ceea ce poate duce la confuzie și resentimente. Agendele recapă, de asemenea, întâlnirile anterioare pentru a ajuta membrii să revadă progresele înregistrate și să restrângă concentrarea pentru reuniunea curentă.
Oferă șanselor egale de a contribui
Agendele menționează, în general, elementele care urmează să fie discutate pentru următoarea reuniune. Aceasta oferă membrilor o șansă să reflecteze subiectele de discuție înainte de întâlnire. La multe întâlniri, membrii deschisi sunt mai mult decât dornici să participe, în timp ce persoanele rezervate pot fi mai ezitare. Cu toate acestea, cunoașterea a ceea ce urmează să fie discutat le permite membrilor să studieze subiecte de interese, să se gândească la modul în care subiectele se aplică în domeniul lor și apoi să facă contribuții de calitate și grijuliu la întâlnire.
Organizează întâlniri
O agendă prioritizează cele mai importante activități, sporește productivitatea și concentrează membrii. Simpla prezență a unei agende creează o atmosferă formală și descurajează membrii să-și piardă timpul. Agenda pregătește moderatorul și încurajează coerența și organizarea. O agendă stabilește, de asemenea, obiectivele și dă membrilor un obiectiv. Aceasta organizează gândurile membrilor, direcția întâlnirii și acțiunea după întâlnire.
Contribuie la arhive
O colecție de agende din trecut este o înregistrare ideală pentru instituțiile și organizațiile externe și interne, organizațiile și publicul pentru a viziona progresul organizației dvs. Documentația ajută membrii publicului și organizațiilor să evalueze deciziile anterioare, să le reamintească evenimentele anterioare sau figurile importante și să formuleze obiective fezabile. Apelul, de asemenea, ajută administrația să determine cei mai dedicați membri prin numărarea prezenței și examinarea contribuțiilor la întâlnire. Acest lucru poate contribui la luarea deciziilor privind membrii care să promoveze sau să atribuie rolul de a adresa publicului.
