Întâlnirile pot fi făcute fără o planificare adecvată, chiar și cu un scop clar și cu participanți adecvați. Folosirea unei agende pentru planificarea unei întâlniri poate ajuta întâlnirea să se desfășoare fără probleme și să abordeze în mod eficient problemele sau subiectele cheie. Planificarea în viitor oferă celor care participă la întâlnire cunoștințe despre ceea ce se așteaptă, timpul de pregătire și oferă o ordine în care vor fi discutate lucrurile. Un alt motiv pentru care agendele sunt populare este că ei salvează toată lumea.
Ce este o agendă?
Pur și simplu, o agendă este o listă sau un plan. Această listă include subiecte și probleme sau probleme care vor fi discutate în timpul unei întâlniri. Există o varietate de formate de agendă; scopul și tipul întâlnirii vor determina ce formate de agendă să fie utilizate. Tipurile de agende utilizate în mod obișnuit includ informale, formale, prioritizate și temporizate. Familiarizați-vă cu fiecare format de agendă vă va permite să alegeți în mod eficient tipul potrivit pentru nevoile dvs.
Informale și oficiale
O agendă informală se referă, în esență, la o listă informală a elementelor care vor fi discutate în timpul unei întâlniri și care sunt adesea aruncate împreună în ultimul moment. O agendă formală are mai mult un format. Acest format include tipul de întâlnire, listează facilitatorul de întâlnire și listează toți participanții. Ordinea de zi urmărește o ordine specifică: apel la comandă, apel nominal, minute de la ultima întâlnire, probleme deschise, afaceri noi și amânări.
Prioritate și Timp
Agendele prioritare urmează un sistem prioritar. Elementele sunt date unei ordini în funcție de importanța percepută pentru grup. Subiectele sunt apoi discutate în această ordine. Agendele programate se referă la utilizarea unei linii de timp stabilite pentru întâlnire - de obicei, un administrator de timp este alocat pentru a ajuta la menținerea sarcinii. În acest format, ordinea de zi va fi stabilită în intervale de timp. De exemplu, 9: 30-9: 35: socializare / warm-up, 9: 35-9: 40: revizuiți scopul și rezultatul dorit, 9: 40-9: 50: revizuiți minutele de la ultima întâlnire.
Linia de fund
Nu ezitați să solicitați informații de la alți participanți la elaborarea unei agende. Participanții pot oferi informații valoroase despre ce subiecte sau probleme trebuie discutate. A avea participanții potriviți este cheia unei întâlniri bine planificate și de succes. Toate agendele trebuie să conțină scopul sesiunii; au rezultate clare dorite; clasifică subiectele agendei fie ca schimb de informații, fie ca procesează informații; și se încheie cu un subiect de închidere și o discuție despre pașii următori.
