Contabilii angajați se ocupă de o mulțime de documente și fără un sistem de depozit, biroul poate deveni rapid o mizerie. Este obișnuit ca departamentele de contabilitate să aibă mai multe dulapuri de depozitare, inclusiv cele închise, pentru a proteja salariile și alte informații confidențiale. Accesul la fișiere și date financiare ar trebui limitat - birourile nu ar trebui să fie amplasate în spații publice. Implementarea unui sistem de evidență în biroul de contabilitate prezintă anumite provocări, dar se poate face cu succes și poate crește eficiența departamentului.
Configurați două tipuri de fișiere. Un dulap sau sertar este pentru fișiere zilnice, care de obicei sunt depozitate după sfârșitul anului. Aceste fișiere includ majoritatea articolelor cu cheltuieli și venituri. Al doilea tip de fișiere se referă la stocarea obiectelor permanente sau pe termen lung care trebuie să fie accesate în timp. Exemple ar fi dosare pentru politici și proceduri, contracte, active fixe, polițe de asigurare și alte documente care nu pot fi retrase după sfârșitul anului.
Documentația fișierului după tip. Cheltuielile sunt depuse separat de salarizare și alte domenii de contabilitate. Nu se amestecă și nu se potrivesc. Dacă anumite tranzacții aparțin mai multor zone, cum ar fi cheltuielile și activele fixe, faceți copii ale documentelor și puneți documentația pe ambele fișiere. Cheltuielile pot fi depuse în ordine alfabetică, după numele vânzătorilor, în timp ce fișierele cu active fixe pot fi clasificate după datele de cumpărare. În funcție de afacerea dvs., backupul veniturilor este depus pe data primirii sau data depunerii pentru a facilita reconcilierea băncilor mai târziu.
Utilizați diferite culori cu fișierele dvs. De exemplu, puteți depune toate cheltuielile în foldere roșii, venituri în verde și contracte în dosare galbene. Dacă sunteți în căutarea unui element de venit, mergeți direct la dosarele verzi, economisind timp și energie. Dacă vedeți un fișier roșu în jurul său, îl puteți deplasa la cabinetul de depozitare corect fără probleme sau întârzieri. Coordonarea culorilor ușurează depunerea.
sfaturi
-
Stabiliți un fișier fierbinte în care puneți obiecte care necesită atenția dvs. imediată și păstrați-le pe birou.
