În conformitate cu Dicționarul de afaceri, un sistem de gestionare a documentelor este un "sistem electronic conceput pentru organizarea și gestionarea documentelor. Aceste documente sunt, de obicei, organizate cu software, care le permite utilizatorului să acceseze, să modifice și să stocheze documentele în mod centralizat. "Companiile folosesc adesea aceste sisteme pentru a converti documentele istorice pe hârtie în fișiere electronice, pentru o referință ușoară și pentru a reduce spațiul de stocare. Majoritatea companiilor generează un tip de documente asociate cu operațiunile lor. Găsirea celui mai bun mod de a gestiona aceste documente poate îmbunătăți fluxul intern de lucru al companiei.
Examinați punctele de intrare pentru documentele de afaceri. Proprietarii și managerii de afaceri ar trebui să determine modul în care documentele intră în compania lor și să decidă cum să le capteze cel mai bine în format electronic.
Implementați software pentru a capta informații în format electronic. Companiile pot solicita părților externe - cum ar fi vânzătorii, furnizorii sau grupuri similare - să trimită informații electronice prin e-mail sau pe site-uri web. Acest lucru permite companiilor să încarce direct informațiile într-un sistem de management al documentelor.
Solicitați angajaților să scaneze documentele de hârtie într-un sistem electronic de depozitare. După ce un angajat își îndeplinește sarcina, managerii pot cere ca ea să scaneze toate informațiile pertinente în memoria computerului sau a serverului companiei. Angajatul poate să distrugă originalul pentru a dispune de informații sensibile.
Configurați un sistem de găsire a documentelor. Abilitatea de a găsi rapid documente stocate poate reduce timpul pe care angajatul îl petrece în căutarea informațiilor istorice. Companiile ar trebui să creeze un sistem standard de arhivare electronică pentru persoanele fizice care să stocheze și să găsească informații la o dată ulterioară.
sfaturi
-
Companiile pot decide să își externalizeze sistemul de gestionare a documentelor. Întreprinderile se pot specializa în stocarea informațiilor, astfel încât o companie nu are nevoie de cantități abundente de spațiu fizic de stocare pentru documente.
Avertizare
În timp ce sistemele electronice de gestionare a documentelor oferă multe beneficii pentru o companie, ele pot avea și dezavantaje. Companiile trebuie să poată securiza informațiile electronice împotriva abuzului sau a fraudei în timpul copierii informațiilor pentru a proteja împotriva eșecului calculatorului sau al serverului.
