Un plan de gestionare a programului este utilizat pentru a grupa mai multe proiecte independente pentru a obține un rezultat strategic al afacerii. Adesea, în managementul programelor se acordă o atenție deosebită scrierii documentului plan și se acordă mai puțină atenție punerii în aplicare. Se impune un efort egal pentru punerea în aplicare a planului pentru a se asigura că acesta este realizat cu succes și că orice deviere este recunoscută și gestionată în consecință. În general, responsabilitatea managerului de program sau a echipei de gestionare a programului este responsabilitatea deplină a planului de program și asigurarea faptului că acesta este pus în aplicare în mod eficient.
Elementele de care aveți nevoie
-
Software pentru foi de calcul
-
Software de procesare a textului
-
E-mail
-
Telefon
Stabilirea lanțului de comandă. Stabiliți un lanț clar de comandă cu un proces formal de luare a deciziilor. Asigurați-vă că procesul este simplu și că puteți sprijini timpii rapizi de întoarcere, astfel încât implementarea să nu se blocheze. Asigurați-vă că procesele definite nu sunt eludate prin monitorizarea continuă a situației.
Elaborarea standardelor de program și a indicatorilor de succes. Identificați standardele care vor fi utilizate pentru măsurarea integrării diferitelor componente ale programului. Standardele de documentare referitoare la procese, comunicare, date, rapoarte, șabloane și metode de distribuție pentru a se asigura integrarea diferitelor proiecte și sarcini care fac parte din program.
Identificați un program de implementare și raportarea statutului. Detalii privind fazele cheie ale proiectului, orarele și etapele importante. Identificați participanții la plan și contribuabili la proiect și furnizați-le documentație scrisă privind responsabilitățile și mecanismele de raportare. Aceasta va păstra echipa concentrată și pe sarcină.
Comunicați, comunicați, comunicați. Toate părțile implicate în planul de gestionare a programului au nevoie de o comunicare constantă. Comunicările trebuie să includă inițiative și activități în curs de desfășurare, rapoarte de performanță, succese și realizări, precum și piețe pentru feedback, contribuții și comentarii.
Evaluați procesul și apoi reevaluați planul. Colectați în mod regulat feedback de la participanți și evaluați dacă obiectivul este atins. După încheierea fiecărui proiect-cheie, organizați o întâlnire formală pentru a discuta procesul. În acest proces, celebrați succesul, identificați zonele de îmbunătățire și modificați resursele necesare pentru a optimiza performanța. Dacă obiectivele nu sunt atinse, evaluați dacă acestea ar trebui să se schimbe.
Elaborați un plan de instruire. În cazul în care rezultatul planului de gestionare a programului are ca rezultat un nou sistem sau proces, ar trebui dezvoltat un program formal care să ofere instruire și resurse pentru toți utilizatorii și proprietarii de sisteme. Planul trebuie să contureze programe de instruire, comunicare și schimbare.
sfaturi
-
• Identificați parametrii care declanșează o examinare formală aprofundată în termeni de timp, cost, oameni sau calitate din planul de proiect aprobat. • Planul este o orientare, nu un set de reguli. Este important să se facă abateri dacă sunt garantate. • Susțineți comunicarea deschisă. Ascultați feedback de la toate părțile implicate în proces; acestea pot avea soluții mai eficiente pentru punerea în aplicare a unei părți a planului.
Avertizare
• Devine o provocare să vă amintiți cine ar trebui să facă ceea ce corespunde fiecărei versiuni a planului. Documentarea și comunicarea scrisă continuă vor face mai ușor acest lucru. • Construiți responsabilitatea pentru a vă asigura că procesul de implementare nu este blocat. • Fii flexibil. Pot apărea modificări neplanificate. În caz contrar, evaluați impactul acestora și efectuați ajustări corespunzătoare. Rămâneți conștienți de resursele alocate.
