Minutele de întâlnire reprezintă o înregistrare organizată a participanților la o întâlnire și subiectele discutate. Procesele-verbale reprezintă o referință utilă a discuțiilor și deciziilor, precum și un document justificativ pentru recomandările interne.
Articole incluse
Deschiderea minutelor de întâlnire include o listă de participanți. De asemenea, notează data, ora și stabilirea întâlnirii. Pe măsură ce întâlnirea merge mai departe, subiectele sunt prezentate pentru discuții și uneori votate sau hotărâte. Următoarele minute se referă la participanții implicați în fiecare subiect. Procesul-verbal notează, de asemenea, ideile prezentate pentru discuție și care au prezentat fiecare gând-cheie. Voturile sau deciziile, împreună cu pașii direcți de acțiune, sunt de asemenea incluse în procesul-verbal.
Tipuri de întâlniri
Participanții la reuniunile grupului de lucru informal sau ai comisiilor își iau adesea propriile note. Un membru poate chiar distribui o revizuire a întâlnirii altor participanți. Cu toate acestea, minutele de întâlnire organizate și structurate sunt, în mod obișnuit, utilizate doar pentru întruniri mai formale. Procesele-verbale sunt de obicei ținute pentru întâlniri ale comitetelor organizatorice, ședințe de consiliu, întâlniri ale agențiilor guvernamentale sau de birou și întâlniri publice Un secretar sau o persoană de serviciu administrativ ia de obicei note și pregătește procesul-verbal.
Utilizare de referință
Membrii grupurilor de lucru sau comisiilor folosesc adesea minutele de întâlnire ca referință. Procesul-verbal îi ghidează pe fiecare persoană implicată în rolul său în executarea deciziilor luate. În setările de colaborare, minutele ajută, de asemenea, liderii să țină fiecare persoană responsabilă pentru rolul său. Dacă un membru al echipei nu reușește să realizeze o acțiune convenită, el poate fi mustrat de un lider. Procesele verbale ale reuniunilor guvernamentale sau ale organizațiilor publice îndeplinesc, de asemenea, obligația organelor publice de a transmite informații populațiilor pe care le deservesc și de a furniza o evidență a activității oficiale.
Utilizarea documentației
În unele cazuri, minutele de întâlnire sunt de asemenea utilizate ca document de suport. Comitetele organizatorice discută adesea problemele, rezoluțiile și acțiunile și apoi fac o recomandare formală unui consiliu sau organism mai mare. Procesele-verbale sunt adesea atașate la prezentare pentru a demonstra conversațiile angajate de comitet. Într-un colegiu, de exemplu, școlile sau departamentele de programe educaționale trimit, de obicei, minute de reuniune ale comitetului consultativ în sprijinul propunerilor de curriculum.
