Toate companiile care angajează și întrețin angajații ar trebui să mențină un dosar de angajați sau personal pentru fiecare angajat pe care îl angajează. Managerii de resurse umane trebuie să fie atenți să nu includă informații sensibile într-un dosar general al angajatului, cum ar fi înregistrările medicale, financiare, penale sau de securitate. Aceste tipuri de informații trebuie stocate într-o locație securizată, în conformitate cu legea federală și de stat. Alte tipuri de informații nesensibile ar trebui păstrate într-un dosar dedicat angajaților pentru a permite revizuirea angajaților sau pentru a fi utilizate ca dovezi în litigiile privind angajarea.
Înregistrări preliminare de angajare
Informațiile privind comunicările anterioare ocupării forței de muncă, descrierea poziției, copii ale unei cereri inițiale de angajare, CV-ul, notele de interviu, ofertele de muncă, toate formularele de verificare care au fost semnate, cum ar fi citirea și înțelegerea manualului unui angajat, ar trebui păstrate în dosarul angajatului.
Salariu, salarizare și informații fiscale
Aceste tipuri de documente includ fișele de timp, formularele W-4 completate de angajat, înregistrările privind prezența, autorizațiile de depozit directe, declarațiile anuale W-2 și mandatele de sprijinire a copiilor care afectează salariile unui angajat.
Evaluări de performanță, recenzii și incidente
În cazul în care compania dvs. efectuează revizuiri periodice de performanță, o copie a fiecărei revizuiri referitoare la un anumit angajat ar trebui să fie plasată în dosarul personalului angajatului. În plus, în dosar trebuie să se menționeze orice incidente legate de litigiile cu alți angajați sau cu conducerea, problemele de comportament, modelele de absență, performanța slabă a locurilor de muncă și avertismentele scrise.
Instruire și educație
Multe posturi necesită pregătire preliminară și continuă, educație sau certificare. Angajatorii ar trebui să țină o evidență a tuturor programelor de formare pe care un angajat le completează. Dacă angajatul a primit un certificat de absolvire pentru un anumit curs referitor la locul de muncă, o copie trebuie păstrată în dosar.
Contact de urgență și beneficii
Toți angajatorii ar trebui să păstreze o listă de contacte de urgență pentru fiecare angajat aflată în dosar, indiferent dacă mediul de lucru este periculos. În plus, toate beneficiile asociate cu poziția angajatului trebuie înregistrate. Beneficiile pot include vacanța plătită, asigurarea medicală, programele de școlarizare și altă acoperire.
