Pentru a conduce o afacere eficientă, este esențial să urmăriți documentele. Contracte. Propunerile. Facturi. Bancnote. Licențe. Chiar și în secolul XXI, când cele mai multe documente sunt digitale, gestionarea fișierelor este în continuare necesară pentru ca operațiile administrative să funcționeze fără probleme. Multe dintre principiile de gestionare a documentelor de afaceri rămân aceleași, indiferent dacă sistemul dvs. de înregistrare digitală se află pe laptop sau în cloud.
Principiile de administrare a fișierelor
Legea fundamentală privind buna gestionare a fișierelor este că sistemul ar trebui să vă faciliteze găsirea de documente. Dacă nu, atunci nu este de nici un folos.
Un sistem bun de depunere a documentelor, indiferent dacă se bazează într-un dulap din oțel sau în nor, ar trebui să facă depunerea mai puțin obositoare și dificilă; nu ar trebui să petreceți câteva minute doar pentru a afla ce fișier din acest raport de vânzări din această lună intră. Ar trebui să fie, de asemenea, ușor de a recupera informațiile pe care le doriți. Depunerea bună nu depinde de oameni: dacă asistentul dvs. administrativ sau persoana IT abandonează, înlocuirea acestora ar trebui să fie capabilă să descifreze sistemul. Categoriile de fișiere trebuie să fie clare și ușor de identificat. Sistemul ar trebui să faciliteze identificarea și curățarea înregistrărilor inactive.
Flexibilitatea este importantă, în special în ceea ce privește software-ul. Un sistem de depunere a documentelor care vă blochează afacerea într-un singur furnizor sau într-o anumită platformă informatică ar putea să reprezinte o problemă pe drum.
Sistemul trebuie, de asemenea, să poată gestiona creșterea. Fișierele se acumulează în mod inevitabil odată cu creșterea afacerii dvs., adaugă noi clienți și extinde personalul. Un sistem bun poate gestiona mai multe date și stocarea documentelor decât vă așteptați să aveți nevoie.
Beneficiile managementului fișierelor
Buna gestionare a documentelor de afaceri poate aduce beneficii concrete pentru afacerea dvs. Depunerea mai rapidă și recuperarea economisesc timp și fac personalul mai eficient și mai productiv. Dacă un sistem reduce erorile greșite, acest lucru poate economisi o mulțime de timp și probleme. Acest lucru este valabil în special dacă mergeți în instanță sau faceți un audit: nu aveți la dispoziție documente-cheie care pot conduce la un rezultat nefericit.
Un sistem eficient și bine gândit reduce numărul de ocazii pe care trebuie să-l achiziționați și cantitatea de spațiu de care aveți nevoie pentru ao stoca. De asemenea, facilitează formarea unui nou personal.
Copie digitală și hard
Utilizarea unui sistem de gestionare a fișierelor digitale are avantaje considerabile. Depunerea digitală face posibilă căutarea documentelor după cuvinte cheie, care pot furniza documentele de care aveți nevoie într-un timp mai scurt. Un sistem bun are și alte avantaje:
- Poate stoca o varietate de tipuri de documente, cum ar fi fișiere de procesare a cuvintelor, e-mailuri și fișiere PDF.
- Restricționează accesul la documente confidențiale.
- Monitorizează cine citește ce document.
- Dacă cineva face schimbări, le puteți urmări. Dacă este necesar, le puteți anula.
- Controlul când pot fi șterse documente mai vechi.
- Este ușor să accesați și să editați documente cu telefoane mobile și alte dispozitive mobile.
Unele documente trebuie, totuși, să rămână pe hârtie, chiar dacă le scanați și le digitalizați. Normele solicită adesea să păstrați pe hârtie copii ale licențelor și permiselor de afaceri, nu doar în spațiul cibernetic. Alte documente care ar putea fi în valoare de păstrarea documentelor tipărite includ rapoarte anuale, certificate de afaceri, documente de asigurare și bilete la ordin. În funcție de linia dvs. de lucru, pot exista reglementări specifice privind stocarea documentelor pe care trebuie să le rezolvați.
Documentele fizice sunt expuse riscului de distrugere de foc, cutremur, uragan sau pur și simplu o conductă care rupe și inundă biroul. Afacerea dvs. ar trebui să ia măsuri pentru a preveni acest lucru:
- Trimiteți documentele în recipiente curate, stabile, ecologice și rezistente la foc.
- Faceți copii de rezervă, fie digitale, fie microfișe, fie fotocopii.
- Găsiți un loc pentru a stoca copiile în afara locației, astfel încât, dacă există un incendiu sau alt dezastru, acestea nu vor întâlni aceeași soartă ca și originalele.
- Locația dvs. de stocare de rezervă ar trebui să fie una pe care o puteți accesa după un dezastru. Un avantaj al stocării în cloud este că puteți accesa informații oriunde în care funcționează Internetul.
Indexarea înregistrărilor
Pentru a obține cea mai mare utilizare dintr-un sistem de depozitare, acesta trebuie să fie indexat în mod eficient. Categoriile standard ar putea include, de exemplu, impozitele, contractele, corespondența cu clienții, procesele, conturile de plătit și conturile de încasat. Hârtia dvs. și fișierele digitale trebuie să respecte aceeași schemă de indexare. Acest lucru va facilita instruirea angajaților pentru a ști unde să găsească documente.
Regulile de eliminare a documentelor
Când vă planificați sistemul de gestionare a fișierelor, trebuie să vă stabiliți un program de păstrare a documentelor sau indicații privind durata de păstrare a fișierelor. Chiar și în cazul unui sistem de înregistrare digitală, acest lucru este important: dacă afacerea dvs. continuă să crească și în continuă creștere, în cele din urmă o căutare a "contractului de materii prime" sau a celor asemănătoare ar putea genera zeci de documente învechite.
Programul dvs. de păstrare a documentelor trebuie să ia în considerare atât cerințele legale, cât și cele de afaceri. Dacă aveți documente legate de declarația dvs. fiscală, cum ar fi facturile cardurilor de credit care arată cumpărăturile de afaceri, IRS spune că trebuie să păstrați-le cel puțin trei ani după ce ați depus returnarea. Atât timp cât IRS poate să vă uite în mod normal și să vă revizuiască. Păstrați înregistrările privind impozitele pe muncă timp de patru ani și rămâneți în așteptare pentru a vă întoarce pe cei care solicită cheltuieli pentru datorii rău timp de șapte ani.
Diferite reguli se aplică diferitelor înregistrări. Este posibil să aveți fișiere legate de respectarea legislației în materie de mediu, depunerea de dosare ale Comisiei pentru valori mobiliare și de burse, normele federale și de stat privind siguranța muncii și procesele de discriminare. Fiecare autoritate de reglementare are propriile cerințe. De asemenea, aveți nevoie de o politică pentru înregistrări simple de afaceri. De exemplu, nu doriți să ștergeți un contract înainte de a vă încheia lucrarea pe care ați semnat-o. Înregistrările legate de litigii în curs nu trebuie distruse, chiar dacă ar fi în avantajul companiei dvs.
Este responsabilitatea dvs. sau cea a celor care vă conduc programul, să cunoașteți ce înregistrări trebuie păstrate și cât timp. Cine se ocupă de înregistrări trebuie să cunoască politica companiei și să-și antreneze toți subordonații. Angajații obișnuiți trebuie să știe și despre asta. Dacă, de exemplu, un angajat trimite sau primește un e-mail care trebuie arhivat, au nevoie de suficientă pregătire pentru a recunoaște necesitatea.
Pentru documentele fizice, mărunțirea oferă nivelul final de eliminare sigură. Pentru fișierele digitale, aveți nevoie de proceduri care le șterg dincolo de recuperare. Păstrați un raport de urmărire a înregistrărilor pe care le-ați eliminat și când le-ați distrus.
Securitate și confidențialitate
Hack-urile masive și încălcările datelor sunt un fapt de rutină al vieții din secolul 21. Asta nu înseamnă că sunt banale: o încălcare a datelor poate vă răni reputația, vă poate costa bani sau puteți declanșa un val de procese sau amenzi. Chiar și informațiile scurgente în cadrul companiei pot provoca probleme. Mai multe legi federale vă solicită să păstrați confidențial informațiile medicale ale angajaților, de exemplu. Dacă alți angajați pot avea acces la înregistrări confidențiale, ați putea fi într-o lume a durerilor legale.
Ca parte a înființării sistemului de gestionare a fișierelor, trebuie să implementați o politică de securitate și confidențialitate. Abilitatea angajatului de a vedea documentele ar trebui să fie bazată pe necesități. Accesul ar trebui să se bazeze mai degrabă pe un sistem de autorizare decât pe încrederea angajaților să nu se uite la documentele clasificate.
Este comună partajarea online a documentelor atunci când mai mulți angajați lucrează la același proiect. Aceasta deschide o altă fereastră de vulnerabilitate pentru ieșirea informațiilor confidențiale. Criptarea fișierelor sau utilizarea unui sistem de partajare a fișierelor, cum ar fi Dropbox, poate ajuta la prevenirea scurgerilor.
Acesta este un alt motiv pentru a distruge sau șterge fișiere vechi, care nu sunt necesare. Chiar dacă nu sunt de folos pentru afacerea dvs., aceștia ar putea avea informații confidențiale despre foștii angajați sau clienți care nu ar aprecia că s-au scos.
Indiferent de regulile pe care le obțineți, este esențial să instruiți toți angajații nu numai în ceea ce privește modul de depunere și recuperare a datelor, ci și regulile de confidențialitate și programul de păstrare a înregistrărilor.
