Pentru proprietarii de afaceri noi, gestionarea fișierelor pe computer este o sarcină care este adesea amânată sau chiar ignorată. Cu toate acestea, majoritatea companiilor lucrează cu, salvează, recuperează și stochează o mulțime de date sub formă de fișiere de computer. Dacă aceasta este situația pentru afacerea dvs., veți avea nevoie de o structură de fișier funcțională, de o abordare a numirii fișierelor, care este ușor de înțeles și mai mult. O creație puternică, un proces de stocare, de organizare și de backup vă vor ajuta să vă ajustați afacerea pe măsură ce aceasta crește.
sfaturi
-
Gestionarea fișierelor pe computer este un proces puternic de creare, stocare, organizare și copiere de rezervă a informațiilor despre afacerea dvs., care vă vor ajuta să vă îmbunătățiți afacerea în timp ce aceasta crește.
De ce gestionarea fișierelor este critică pentru afacerea dvs.
Dacă lansezi o afacere nouă, este tentant să ignori managementul fișierelor. Probabil că nu aveți la dispoziție atât de multe fișiere de pe computer și există, fără îndoială, multe alte probleme urgente care vă cer atenția.
Cu toate acestea, acordarea de timp pentru a stabili un sistem inteligent de gestionare a fișierelor de la început plătește dividende pentru anii următori. Un sistem scalabil, organizat pentru fișiere va crește împreună cu compania dvs., menținându-vă fișierele în siguranță și bine ordonate, chiar și numărul acestor fișiere crește exponențial.
Alternativ, amânarea gestionării fișierelor creează un sistem dezordonat, care nu costă timp și eficiență. Adoptarea unui sistem adecvat la acel punct va fi extrem de costisitoare și de obicei implică consultanți la prețuri avantajoase și echipamente suplimentare.
Un sistem de gestionare a fișierelor care este ușor de înțeles, ușor de utilizat și simplu de extins este un bun activ al afacerii.
Crearea unei structuri de fișiere
Modul în care afacerea dvs. alege să organizeze fișiere informatice va afecta funcțiile zilnice, managementul de proiect și relațiile cu clienții pentru anii următori. Dacă nu puteți găsi și recupera rapid documentul potrivit, afacerea dvs. poate pierde în cele din urmă clienții sau reputația.
Cea mai bună modalitate de a organiza fișiere va varia de la afaceri la afacere. Gândiți-vă mai întâi la modul în care afacerea dvs. va crea și lucra cu documente înainte de a selecta o abordare organizațională sau ierarhică.
Structura internă a fișierelor poate fi largă și superioară sau îngustă și adâncă. Prima abordare creează numeroase dosare de nivel superior și mai puține subfoldere. Acest lucru poate duce la stocarea numeroaselor documente în mai multe foldere. A doua abordare creează foldere multiple în dosarele părinte. Structurile hibride pot fi, de asemenea, create pentru a obține un echilibru între aceste două tipuri de ierarhii. Preferința personală și necesitatea afacerii ar trebui să dicteze abordarea specifică.
Odată cu creșterea serviciilor de gestionare a fișierelor care ajută la găsirea mai ușoară a fișierelor prin căutare, unii oameni și întreprinderi au abandonat cu toții dosarele de fișiere și au aruncat toate documentele într-un singur director principal. Acest lucru nu este recomandat. Orice afacere va crea mai multe documente într-un an decât poate fi ușor gestionat de o astfel de structură plat. Este important să creați un fel de structură organizatorică a fișierelor care să vă ajute la clasificarea fișierelor, ceea ce le face mai ușor să le localizați.
Indiferent de sistemul pe care alegeți să îl implementați, ar trebui să fie ușor de utilizat, sigur și fiabil. Gândiți-vă cine va crea și lucra cu aceste fișiere și apoi va lua în considerare modul în care nevoile lor de lucru pot fi mai bine satisfăcute cu o structură de fișiere.
Un alt aspect-cheie al ușurinței utilizării este accesibilitatea. Dacă lucrătorii dvs. principali au nevoie de documente pentru dispozitivele mobile, este important să vă gândiți la modul în care acele documente vor fi listate, accesate și lucrate pe aceste dispozitive atunci când stabiliți o politică de gestionare a fișierelor. În plus, veți dori să adoptați o abordare de gestionare a fișierelor care să păstreze fișierele sincronizate pe toate dispozitivele.
În cele din urmă, includeți planuri de copiere a fișierelor în sistemul de gestionare a fișierelor. În mod ideal, ar trebui să creați mai multe copii de rezervă ale fișierelor. Aceste copii de rezervă ar trebui să fie stocate pe diverse computere, dintre care cel puțin unul nu se află la sediul dvs. la locul de muncă. Asigurați-vă că specificați cine face backup-uri, cât de des și cu ce tehnologie în sistemul de gestionare a fișierelor computerului.
Găsirea fișierelor de computer de care aveți nevoie
Convențiile de nomenclatură și structura fișierelor ar trebui să ajute la localizarea rapidă a documentelor potrivite atunci când este necesar. Numele de fișiere care conțin serii aleatoare de alfanumerice sau chiar convenții precum "DATE + NAME CLIENT" pot fi confuze și pot împiedica recuperarea.
Numele de fișiere trebuie să aibă sens pentru toți utilizatorii și să identifice cu ușurință tipul, scopul și conținutul de bază al fiecărui fișier.
În plus față de o convenție consistentă de numire a fișierelor, vă recomandăm să adăugați un sistem de gestionare a fișierelor. Acesta este un tip de aplicație pentru computer care ajută la stocarea și organizarea fișierelor. Poate oferi funcții care permit urmărirea proprietarului și a utilizatorilor ulteriori, data creării și ultima modificare și alte date care vă pot ajuta să lucrați și să vă mențineți fișierele.
Serviciile de gestionare a fișierelor, cum ar fi Dropbox și Google Drive, vă pot ajuta prin furnizarea unui aspect și a unei interfețe mai prietenoase cu căutarea. În loc să vă amintiți structuri complicate de fișiere sau convenții de numire, puteți căuta pur și simplu ceea ce aveți nevoie.
Introducerea politicii companiei în scris
Odată ce convențiile despre structură și denumire sunt stabilite, creați un document de document pentru afacerea dvs. care să prezinte toate specificațiile pentru lucrul cu fișierele pe care le-ați selectat. Chiar dacă sunteți singurul dvs. angajat, acest lucru nu poate fi întotdeauna cazul. Un document oficial care conturează politicile de gestionare a fișierelor pe computer vă va ajuta dacă vă extindeți și angajați angajați în viitor. De asemenea, vă va ajuta afacerea să mențină o abordare consistentă de gestionare a fișierelor și să asigure securitatea fișierelor dvs. valoroase.
