Cu cât mai multe declarații de politică pe care le au organizațiile, aceste declarații clarifică intenția, descriu mijloacele prin care o companie administrează politica și definește detaliile acesteia. Declarațiile de politici servesc pentru a proteja o organizație de neînțelegerile care ar putea duce la comportamente sau procese neautorizate. Fiecare declarație de politică ar trebui să includă scopul, definițiile de terminologie, declarația în sine și pașii de implementare a acesteia.
Scopul politicii
Prima parte a unei declarații de politică își expune scopul. O organizație poate avea multe declarații de politică. De exemplu, în resursele umane, o declarație de politică ar putea acoperi atitudinea companiei față de îmbrăcămintea corespunzătoare, deoarece compania dorește să proiecteze o anumită imagine clienților săi. O altă declarație privind politica de resurse umane ar putea detalia politica companiei în materie de călătorii pentru angajați Ar putea să conțină ceea ce plătește compania și ce nu face. În cadrul aceleiași companii, o declarație de politică a departamentului de marketing ar putea descrie politica companiei privind comanda de artă grafică și fotografie.
Terminologie definită
A doua parte a unei declarații de politică oferă definițiile cuvintelor cheie sau interpretărilor terminologiei din politică. După aceasta, politica poate include o listă a persoanelor cărora le aplică politica, persoana din cadrul companiei care are responsabilitatea de a monitoriza respectarea politicii, precum și modul în care și la care se pot adresa contestațiile în caz de dezacorduri. Cu politicile interne ale companiei, găsiți adesea procedurile sau pașii de administrare a politicii în conformitate cu a treia parte a politicii.
Declarația de politică
Cea de-a treia parte a unei declarații de politică descrie întreaga politică, modul în care compania o aplică, cine sau ce este scutit de prevederile declarației de politică, modul în care vor fi remediate neînțelegerile și infracțiunile și cât timp rămâne politica efect. Folosind declarațiile de politică într-un manual al angajaților, de exemplu, o companie poate evita confuzia în rândul angajaților, detaliind clar ceea ce se așteaptă de la angajați în situații specifice.
Funcțiile de politică
Declarațiile de politică funcționează de asemenea ca ofițeri de securitate. Dacă o persoană dorește să-și vopsească portocaliu biroul, de exemplu, o declarație de politică care definește culorile logo-ului companiei ca culori standard pentru birou îi permite supervizorului să evite o confruntare urâtă prin transmiterea pur și simplu a unei copii a declarației de politică care definește acest lucru. Declarațiile clare privind politica pot diminua riscul de conflict și pot elimina posibilitatea aplicării selective nedrepte a regulilor.
Proceduri de politică
Dincolo de manualele pentru angajații companiei, departamentele individuale pot avea propriile declarații de politică care să reflecte respectarea regulilor sau cerințelor legale. În departamentele contabile ale companiilor care vând stocuri, departamentul contabil trebuie să adere la principiile contabile general acceptate stabilite de guvern la întocmirea situațiilor financiare pentru revizuirea publică. O modalitate de a se asigura că personalul contabil respectă aceste reguli și legi este un set de declarații de politică care descriu modul în care departamentul aderă la aceste reguli.
