Ședințele de lucru ale echipei sunt întâlniri eficiente utilizate pentru a difuza informații către diferite departamente și grupuri din cadrul unei organizații. Desfășurarea unei sesiuni de briefing vă cere să fiți cât mai organizat și să aveți o ordine de zi stabilită, deoarece informațiile cele mai pertinente trebuie să fie emise fără a pierde timpul. Alte informații care nu se potrivesc pot fi salvate pentru o altă întâlnire. Sesiunile de briefing le permit membrilor să ofere idei și actualizări, dacă sunt structurate corespunzător.
Elaborează o agendă cu durata specifică a fiecărui subiect care va fi discutată. O agendă vă ajută să mențineți pe toată lumea sarcină și le permite să cunoască înainte de ce să așteptați la briefing. Numai listați informații importante și pertinente pe ordinea de zi. Lasati timp la sfarsitul agendei pentru discutii de grup.
Contactați participanții în avans prin e-mail, fax sau telefon, pentru a-și pregăti materialele pentru a fi discutate în cadrul reuniunii. Puteți permite diferiților membri să contribuie la diferite porțiuni din briefing. Dați-le un timp suficient pentru pregătire și, de asemenea, le acordați un interval de timp, astfel încât informațiile pe care le furnizează sunt concise și se potrivesc cu partea alocată din agenda dvs.
Începeți întâlnirea cu o veste bună, cum ar fi progresele înregistrate de organizație sau departament. Discutați despre orice politici și proceduri viitoare care vor fi implementate. Alegeți persoanele care vor fi parte integrantă în planurile viitoare pe care le prezentați și, de asemenea, enumerați obiective atinse care trebuie îndeplinite înainte de următorul briefing.
Alocați minute suplimentare pentru toate întrebările sau preocupările deschise care pot fi discutate. S-ar putea să nu fi anticipat acele subiecte atunci când vă elaborați inițial ordinea de zi. Timpul suplimentar permite, de asemenea, membrilor să vă informeze despre orice defecțiuni sau probleme care le pot împiedica să realizeze o anumită sarcină în următoarea sesiune de briefing.
