Sesiunile de informare periodică a personalului sunt un instrument esențial de comunicare. În loc să vă bazați pe note sau pe e-mail, faceți o abordare față-în-față. Acest lucru nu oferă doar oportunități de a furniza informații relevante, ci și de a răspunde la întrebări și de a clarifica eventualele neînțelegeri. Cu toate acestea, spre deosebire de alte tipuri de întâlniri, sesiunile de informare se concentrează de obicei asupra operațiunilor de afaceri sau de proiect și nu durează mai mult de 15 minute până la 30 de minute.
Reguli de baza
Chiar dacă sesiunile de informare sunt adesea informale, ar trebui să se aplice în continuare regulile de bază pentru un comportament și o comunicare bună. O perioadă scurtă de timp face vitală stabilirea unor reguli care să asigure că ceilalți asculta atunci când cineva vorbește, care păstrează comunicarea punctuală și profesională și care încurajează întrebările și reacțiile productive. În plus, deoarece sesiunile de informare se concentrează pe furnizarea de actualizări și alte informații relevante, membrii personalului ar trebui să înțeleagă că acesta nu este locul de dezbatere a politicilor sau deciziilor companiei.
Lucrați dintr-o agendă prestabilită
Pregătiți o agendă chiar înainte de începerea briefării. Acest lucru este necesar pentru a vă asigura că briefing-ul include atât articole standard, cât și orice știri de ultimă oră. De exemplu, o agendă pentru o informare preliminară a personalului poate include angajări, programarea ajustărilor și informații despre evenimentele care au avut loc în timpul schimbării anterioare. Puteți fie să distribuiți ordinea de zi, fie să întrebați membrii personalului pentru a lua note. Scopul este să vă mențineți pe drum și asigurați-vă că briefing-ul este benefic.
Începeți cu un Bang
Petreceți primele două minute ale fiecărui briefing, energizând și motivând membrii personalului. Începeți cu anunțuri de știri bune, cum ar fi felicitarea echipei pentru îndeplinirea obiectivelor de vânzări în ziua precedentă, primirea unui nou angajat sau anunțarea datei pentru o zi de apreciere a angajaților. Potrivit lui Albert Mensah, antrenor profesionist și autor, ceea ce vorbiți nu este la fel de important ca și dacă produce un efect motivațional.
Întrebări de rezervă pentru sfârșit
Rezervați cea mai mare parte a timpului pentru distribuirea informațiilor. Spuneți membrilor personalului că veți lua întrebări și veți clarifica informațiile la sfârșit, nu în timpul briefării. Acest lucru este important atât pentru a vă asigura că rămâneți în intervalul de timp, cât și pentru a vă concentra atenția tuturor asupra informațiilor de care aveți nevoie. Dacă nu puteți răspunde imediat la o întrebare, primiți răspunsul imediat ce briefing-ul sa terminat și urmați-l cât mai curând posibil, în special pentru întrebări sensibile la timp.
