Scrisorile de afaceri eficiente reprezintă un instrument important în arsenalul fiecărui om de afaceri. Indiferent dacă intenționează să vândă un produs sau serviciu sau pur și simplu să introducă scriitorul însuși, o scrisoare de afaceri eficientă trebuie să aibă câteva caracteristici de bază pentru a obține un cititor să răspundă favorabil. Scrisoarea trebuie să apeleze destinatarul la acțiune și să îl convingă să facă ceea ce dorește scriitorul. Toate scrisorile de afaceri eficiente au anumite calități în comun.
Informații complete
O scrisoare de afaceri eficientă are toate informațiile pe care un cititor trebuie să le acționeze în mod corespunzător. Scrisoarea menționează în mod clar care este scrisoarea și unde și cum să răspundă. Afirmă despre ce este vorba scrisoarea, când trebuie să fie luate măsuri, unde ar trebui să fie luate aceste măsuri și de ce ar trebui să se ia măsuri acum. Scrisoarea de afaceri este plină de informații și nu lasă nimic. Are o chemare clară la acțiune și îi spune destinatarului cum să efectueze acea acțiune.
Concizie
Scrisoarea de afaceri efectivă nu este înfloritoare sau ornamentată. Este în schimb și la punct. Nu există cuvinte pierdute. Limba este concisă în livrarea sa, astfel încât cititorul să rămână numai cu informațiile necesare. O scrisoare de afaceri nu este un loc pentru a arăta cuvinte mari sau poezii. Scrisori de afaceri eficiente sunt scurte și la punct.
Beneficii, nu caracteristici
Efectele scrisori de afaceri se concentrează asupra beneficiilor pentru destinatar, nu asupra caracteristicilor produsului sau a informațiilor. Ea răspunde întrebării cititorului: "Ce este în mine?" O scrisoare de afaceri ia în considerare constrângerile legate de timp pe cititor și nevoile pe care le aduce cititorul la masă. Ea le îngrijește, facilitând astfel cititorului să ia acțiunea dorită. Scrisorile de afaceri se concentrează asupra modului în care scriitorul de scrisori poate ajuta cititorul, nu de ce cititorul ar trebui să-l ajute pe scriitor.
Specificitate
Utilizați limbajul specific atunci când scrieți scrisori de afaceri. Spuneți cititorilor exact ce se pot aștepta de la produse, servicii sau întreprinderi. Nu utilizați un limbaj vag care ar putea să-i lase să ghicească. Utilizați exemple, dacă este necesar, pentru a clarifica mai mult limbajul pentru a face scrisoarea de afaceri clară cititorului. Dacă se face o promisiune într-o scrisoare, asigurați-vă că afacerea poate să o susțină. De asemenea, folosiți verbele de acțiune în loc de verbele pasive pentru a vă da puterea propozițiilor.
Claritate
Evitați utilizarea jargonului dacă nu este absolut necesar în efortul de a comunica clar. Este important să clarificați exact ce oferă scrisoarea și ce cere scrisoarea cititorului. În caz contrar, cititorul nu poate lua măsurile solicitate și scrisoarea nu va fi eficientă. Utilizați un limbaj clar, puternic pentru a evidenția ceea ce cititorul ar trebui să facă după citirea scrisorii de afaceri. Sunt recomandate fraze scurte cu verbe puternice, acționabile, pentru a încuraja cititorul să acționeze.
Etichetă
Asigurați-vă că respectați eticheta adecvată în scrisorile de afaceri. Asigurați-vă că ați găsit numele și ortografia corectă a persoanei care va primi scrisoarea. Adresați-le în mod corespunzător. Răspundeți la toate scrisorile care necesită un răspuns înapoi. Urmând o etichetă adecvată, un om de afaceri arată că are un respect adecvat față de persoana în care este scris. Acest respect poate merge mult spre a face cititorul scrisorii să preia apelul la acțiune.
Corectitudine
De la formatarea literei la caracterul adecvat al receptorului, o scrisoare de afaceri trebuie să lovească multe note corecte pentru a fi eficientă. Asigurați-vă că este trimis la persoana corectă, în departamentul corect, la compania corectă. Asigurați-vă că scrisoarea se adresează persoanei potrivite pentru a lua acțiunea pe care scrisoarea o cere să o ia. Citiți scrisoarea și judecați dacă limba este corectă pentru persoana căreia îi trimiteți - nu prea formală sau informală. Când sunteți gata să o trimiteți, verificați ultima dată formatarea pentru erori.
