Validarea facturilor este necesară pentru orice afacere; aceasta implică încrucișarea taxelor primite sau facturate cu sumele plătite sau primite.Cele mai multe sisteme de contabilitate sunt automatizate, însă există momente în care este posibil să fie necesară validarea manuală a facturilor. Întreprinderile mici pot valida manual toate facturile, care funcționează atâta timp cât există un sistem de verificări și balanțe pentru a reduce necinstirea angajatului.
Facturi de intrare
Un angajat trebuie să compună facturile în momentul în care ajung, să le dea de către vânzător și eter să le verifice personal sau să le transmită angajatului însărcinat cu contul individual. Dacă o factură este valabilă depinde de mai mulți factori, deci este esențial ca fiecare să ajungă la locația corectă. Un angajat trebuie să verifice fiecare element, să înregistreze factura și să transmită factura pentru plată. Persoanele responsabile pentru validarea facturilor nu ar trebui să aibă niciodată acces la fonduri pentru plată.
Facturi de ieșire
Toate facturile trimise trebuie să fie verificate cu exactitate înainte de expediere. În timp ce o persoană sau un departament poate fi responsabil pentru introducerea articolelor, inclusiv a costurilor de vânzări și de servicii, a costurilor forței de muncă alocate și a oricăror materiale și materiale utilizate pentru un anumit loc de muncă. Fiecare factură trebuie verificată cu ajutorul contului de client asociat, pentru a crește satisfacția clienților prin facturare exactă și pentru a reduce cheltuielile cu forța de muncă cauzate de corecțiile facturilor.
plăţile
Odată ce facturile au fost validate, acestea sunt transferate unei persoane sau departamentului pentru procesarea plăților. Este absolut esențial ca persoana responsabilă de validarea facturilor să nu aibă acces la fondurile de plată. Acest sistem de verificări și balanțe asigură faptul că angajații nu au posibilitatea de a efectua controale, de a plăti facturi inexistente sau falsificate sau de a efectua alte practici necinstite.
declaraţii
Atunci când declarațiile sosesc sau sunt trimise, acestea trebuie să fie verificate cu fiecare factură de client sau vânzător pentru a asigura acuratețea. Întreprinderile care operează strict manual trebuie să implementeze un sistem eficient de evidență; toate facturile trebuie copiate dacă este necesar și trebuie depuse sub numele clientului sau furnizorului. Atunci când sosesc declarațiile, o persoană sau un departament separat trebuie să verifice dacă fiecare taxă și plată apare cu exactitate în declarație. Separarea departamentului de validare a declarațiilor din departamentele de facturare și de plată asigură precizia și descurajează comportamentul necinstit.
