Pentru majoritatea oamenilor, dezamăgirea este o parte a vieții. Sentimentul este atât de obișnuit încât mulți oameni înghiți emoția fără plângere, alimentând încet o piscină în creștere de resentimente. S-ar putea să facă scuze pentru partidul ofensator, spunându-și că "ei fac tot ce pot." Poate că este adevărat, dar o mică critică constructivă na rănit niciodată pe nimeni. Întreprinderile și alte entități care primesc scrisori de dezamăgire își dau seama în curând că este în interesul lor să facă loc îmbunătățirilor. După cum se spune, "Roata scânteietoare primește unsoarea".
Organizați-vă faptele. Persoana sau compania pe care scrieți scrisoarea de dezamăgire nu poate să-și îmbunătățească afacerea sau practicile personale dacă nu explicați în mod clar modul în care au eșuat. Înainte de a scrie scrisoarea, aveți o listă de situații în care v-ați simțit dezamăgit, organizat în ordine cronologică. Dacă aveți o documentație oficială din alte surse, aveți și acei utilizatori înainte de a vă începe scrisoarea.
Enumerați nemulțumirile dvs. Explicați în mod clar care au fost așteptările dvs. și cum nu au fost îndeplinite. Utilizați documentația din alte surse, dacă este necesar.
Explicați modul în care au fost făcute plângerile pe care le simțiți. De exemplu, dacă scrieți la o companie de fast-food despre serviciul de relații cu clienți repetat, explicați-vă că vă face să vă simțiți ca și cum banii și patronajul nu sunt evaluate în cadrul organizației.
Fii bun.Amintiți-vă că scopul scrisorii dvs. este de a ajuta o persoană sau o organizație să se îmbunătățească, nu să le degradeze. Pur și simplu subliniați căi în care simțiți că ar putea funcționa mai bine. Când scrieți o scrisoare de dezamăgire unei companii, amintiți-vă că persoana care citește scrisoarea nu va fi probabil persoana cu care aveți plângerea. Nu fi nepoliticos sau urât; păstrați tonul literei sau, cel puțin, profesional.
Faceți sugestii pentru îmbunătățire. Acum că ați subliniat problema, ajutați-i să le îndreptați către soluții.
Prezentați-vă cererile. Dacă simțiți că meritați restituirea pentru experiența dvs., o scrisoare de dezamăgire este locul de întrebat. Indiferent dacă solicitați o rambursare directă sau un serviciu redus sau gratuit în viitor, indicați că îndeplinirea cerințelor dvs. va merge mult spre menținerea dvs. ca client.
Introduceți litera. Prezentarea profesională a dezamăgirii dvs. va permite destinatarului să știe că sunteți grav.
Faceți copii ale scrisorii. În cazul în care scrisoarea dvs. este pierdută, devine o problemă de dispută sau devine prima dintr-un lanț lung de scrisori de dezamăgire, ar trebui să aveți o copie pentru înregistrările dvs. Dacă includeți alte documente cu scrisoarea dvs., faceți copii ale acestor documente și trimiteți copii. Păstrați întotdeauna documentele originale pentru dvs.
