O declarație exactă a muncii este esențială pentru stabilirea unei relații de succes între afacerea dvs. și un antreprenor de întreținere. Stabilirea unor așteptări clare de service înainte de începerea licitației vă poate ajuta să evitați neînțelegerile care sunt cea mai frecventă cauză a eșecurilor de outsourcing de întreținere, conform site-ului FacilitiesNet. După ce ați primit o ofertă câștigătoare, negociați termenii și scrieți un contract de întreținere clar și bine definit.
Cerințe privind serviciul de întreținere
Înlocuiți acordurile tradiționale bazate pe intrări pe bază de servicii, observate în majoritatea contractelor de servicii, cu cerințe de întreținere bazate pe rezultate. Spre deosebire de acordurile la nivel de serviciu, care includ, de regulă, atât liste de sarcini, cât și liste de materiale necesare, cerințele de întreținere definesc atât rezultatul, cât și principalii indicatori de performanță, dar permit antreprenorului să determine pașii și materialele necesare pentru atingerea obiectivului. Rezultatele pe bază de cerințe sunt deosebit de importante, dacă aveți facilități de externalizare sau servicii de întreținere a echipamentului pentru că nu aveți cunoștințe sau abilități in-house.
Parametrii contractelor
Definiți parametrii care permit o administrare eficientă a contractelor. De exemplu, includeți o clauză care definește un sistem de comandă la comandă, care asigură că personalul de întreținere nu acceptă cererile de întreținere direct de la angajați și oferă, de asemenea, o modalitate de a monitoriza performanța contractorului și cererile de întreținere urgentă sau de urgență. Includeți o clauză care specifică cine este responsabil pentru furnizarea și plata pentru instrumentele și materialele necesare pentru efectuarea lucrărilor de întreținere.
Prioritizați situațiile de urgență și timpul de răspuns
Adresați-vă urgențele de întreținere a adreselor prin includerea unei cerințe post-oră în timpul apelului și acordând prioritate perioadelor de răspuns după ore în funcție de gradul de urgență. În funcție de cerințele serviciului de întreținere, este posibil să setați o așteptare în timpul unei săptămâni sau una care necesită ca antreprenorul să fie disponibil 24 de ore pe zi, șapte zile pe săptămână, 365 de zile pe an. Prioritizați după ore orele de apel ca rutină, urgentă sau de urgență și setați orele de răspuns pentru apelurile de urgență și de întreținere de urgență. De exemplu, clasificați aparatul de aer condiționat defectuos ca fiind urgent și solicitați personalului de întreținere la fața locului să lucreze la reparații în termen de două ore.
Descrieți un model de plată
Decideți asupra unei structuri de plată care funcționează pentru dvs. și contractorul. O combinație de plăți fixe și variabile funcționează bine pentru majoritatea contractelor de întreținere. Utilizați un model de plată cu taxă fixă pentru întreținere de rutină, la serviciu și un model de plată variabil atât pentru apelurile urgente, cât și pentru apelurile de urgență, în regim de urgență și după ore de urgență. De exemplu, creșteți o plată fixă cu 10% pentru apelurile urgente după ore și 20% pentru apelurile de urgență. Includeți un model de rambursare dacă intenționați să rambursați contractantul pentru toate sau un procent din instrumentele și consumabilele pe care le furnizează.
