Organizarea beneficiilor durează mult timp, dar este o realizare foarte satisfăcătoare atunci când beneficiul este reușit. Dar, înainte de a planifica ceva, stabiliți tipul de beneficiu pe care îl veți organiza. Dacă faceți o licitație tăcută, veți avea nevoie de lucrări de artă donate; dacă este vorba de un eveniment legat de muzică, cineva trebuie să contacteze artiștii de top care desenează, care de obicei se ocupă cu două-trei luni în avans. Fiecare alegere ridică diferite probleme logistice.
Planificare preliminară
Determinați câte voluntari sunt solicitați. Numerele se multiplică exponențial dacă planificați o gală cu mese și băuturi elaborate, care trebuie instalate, deservite și defalcate din nou.
Alege un loc de întâlnire. Luați în considerare factorii care afectează prezența - cum ar fi apropierea de transportul public. Faceți o scurtă listă de trei sau patru alegeri.
Determinați cât de mulți bani vor fi ridicați și cum va fi atins obiectivul.
Delegarea detaliilor
Obțineți angajamente de la locul ales și de la toți artiștii participanți. Cu cât este mai complicat evenimentul, cu atât mai mult trebuie să planificați; două până la șase luni este norma.
Recrutați o comisie de prieteni, colegi și cunoștințe de afaceri pentru a trata diferite aspecte ale evenimentului. Planificați întâlniri săptămânale pentru a urmări planificarea și pentru a elimina problemele de ultim moment.
Solicitați sponsorilor să vă ajute să absorbiți costurile asociate beneficiilor, de la premiile pentru uși la sistemele de alimente și PA. Majoritatea sponsorilor vor face schimb de servicii în schimbul unei promoții.
Încercați să vă reglementați comitetul, sponsorul și gama de evenimente în primele două luni de organizare. Începeți să căutați voluntari.
Obținerea Cuvântului
Abordați contactele de presă despre realizarea unei povestiri avansate despre beneficiu. Dacă spațiul nu este disponibil, fiți pregătit să trimiteți un comunicat de presă de jumătate de pagină care detaliază detaliile. Verificați o difuzare live la distanță de pe site-ul evenimentului cu postul de radio local.
Pregătiți materiale de afișare adecvate, inclusiv pliante, foi de mână și postere, pentru ca voluntarii să treacă sau să-și pună capăt. Asigurați-vă că știu unde să lipsească în mod legal fluturași și afișe.
Plasați un site Web pentru a răspunde la întrebări despre beneficiu. Includeți sponsori majori, gama evenimentelor și activitățile și modul în care se desfășoară strângerea de fonduri.
Reflectând pe succes
Așezați-vă la comisia dvs., după eveniment, pentru a discuta despre ce a funcționat sau nu. Urmăriți-vă cu sponsorii și obțineți feedbackul.
Trimiteți carduri sau o scrisoare de sinteză pentru a le mulțumi voluntarilor.
Postați detaliile fine pe site, inclusiv câți bani au fost strânși, modul în care a beneficiat beneficiarul și - dacă ați creat un eveniment aflat în desfășurare - detalii pe care viitorii voluntari și sponsorii trebuie să le cunoască în pregătirea pentru anul viitor.
