Deținerile de credite sunt adesea necesare atunci când clienții nu plătesc conform convenției. Așteptarea împiedică cumpărătorul să cumpere produse sau servicii suplimentare până când primiți plata. Cu toate acestea, scrisoarea necesită o analiză atentă, astfel încât să atingă obiectivul de a colecta în cont, păstrând în același timp clientul ca client. Este posibil ca unii clienți deranjați de o scrisoare de credit deținătoare de cont să își poată lua afacerea în altă parte. De aceea, alte posibilități de colectare sunt importante înainte de a trimite scrisoarea ca o ultimă soluție.
Examinați istoricul plăților din cont. Confirmați că clientul a primit numeroase mementouri de plată prin poștă și prin telefon.
Scrieți scrisoarea folosind un ton de înțelegere, dar puternic, pe măsură ce apreciați clientul în timp ce insistați la plată. În primul paragraf, vă mulțumim clienților pentru sprijinirea afacerii dvs. și recunoașteți faptul că perioadele economice dificile sau alte motive pot determina orice client să rămână în urmă pe un cont.
Anunțați creditul cu prima propoziție din al doilea paragraf, astfel încât să rămână singur pentru accentuare. Scrieți că "Cu toate acestea, regret că trebuie să suspendăm imediat creditul dvs. din cauza neplății". Sau utilizați o formulă diferită care transmite același mesaj.
Detaliați soldul datorat în al treilea paragraf și spuneți exact ce trebuie să se întâmple pentru a ridica reținerea creditului. Furnizați un termen limită de plată și spuneți clientului că este posibilă alocarea unui colector de datorii.
Terminați din nou scrisoarea mulțumindu-i clientului pentru loialitatea sa. Plasați numărul de telefon direct în scrisoare și invitați clientul să sune pentru a discuta modalitățile de plată.
