Arhivarea documentelor este stocarea documentației care nu mai este utilizată activ, însă organizațiile trebuie să păstreze această documentație ca un tip de înregistrare istorică. În mod tipic, organizațiile și întreprinderile arhivează documente, însă persoanele ar putea, de asemenea, arhiva documentația din diverse motive. O serie de considerații și metode se asociază cu arhivarea documentelor. În unele cazuri, o organizație va avea un set de politici bine definite pentru gestionarea documentației, în cadrul căruia organizația prezintă o procedură de arhivare. Organizațiile pot arhiva diferite tipuri de materiale, inclusiv electronice, cu ușurință.
Scop
Organizațiile arhivează documente din diverse motive, în majoritatea cazurilor legate de scopul sau rolul general al organizației. Deseori, organizațiile arhivează documentația deoarece este de importanță culturală sau istorică. În mod alternativ, o afacere poate avea un motiv juridic sau financiar pentru păstrarea unei evidențe fiabile a documentației anterioare, pentru care arhivarea este cea mai eficientă metodă de gestionare.
consideraţii
Orice organizație care are nevoie de arhivarea documentelor trebuie să ia în considerare cu atenție procedurile sale. Deciderea documentației care trebuie arhivată, atât în ceea ce privește operațiunile din trecut, cât și cele în curs de desfășurare, este, în mod firesc, principala atenție. Pentru documentația în curs de desfășurare o organizație produce, organizația poate ajunge la un anumit program de arhivare. Metodele de arhivare variază și avansul tehnologiei informatice a introdus o multitudine de instrumente noi, oferind în multe cazuri soluții eficiente și rentabile.
Unelte
Începând cu anul 2011, au crescut instrumentele software pentru arhivarea documentelor, oferind organizațiilor mai multe posibilități de arhivare pe o cheltuială mai mică. Organizațiile pot utiliza arhivarea software-ului ca instrument, nu numai pentru documentele pe care le stochează în formă electronică, dar și pentru documentația pe suport de hârtie și alte materiale media. Organizațiile pot scana sau converti elementele non-digitale pentru stocare în formă electronică, reducând spațiul fizic necesar pentru păstrarea eficientă a înregistrărilor.
riscuri
Riscurile sunt inerente în orice sistem de arhivare a documentelor, iar organizațiile trebuie să le ia în considerare atunci când creează o politică de arhivare organizațională. Beneficiul stocării documentației în formă electronică este valabil numai dacă arhivele sunt sigure. Prin urmare, organizațiile trebuie să utilizeze garanții adecvate pentru a proteja stabilitatea și securitatea unei arhive, pe care arhivele și serviciile de arhivare abordează în moduri diferite.
Beneficii
Beneficiile unui sistem eficient de arhivare a documentelor au crescut odată cu apariția unor soluții tehnologice. Înregistrările electronice ocupă mai puțin spațiu fizic și, în unele cazuri, nu pot rămâne nici în sediul principal al unei întreprinderi sau organizații. De exemplu, unele organizații pot utiliza un serviciu extern de gestionare a documentelor. Un alt avantaj pentru utilizarea înregistrărilor electronice este faptul că organizațiile pot să creeze cu ușurință și rapid un conținut arhivat atunci când este necesar, adesea într-un format electronic care poate fi căutat.
