Elaborarea pașilor pentru procesarea comenzilor este crucială pentru afacerea dvs. Fără fluxul corect de procesare a comenzilor, procesarea comenzilor în cadrul afacerii dvs. va fi haotică și nesigură. Aveți timp să dezvoltați instrucțiunile adecvate de procesare a comenzilor, iar afacerea dvs. va funcționa mai ușor și veți avea o satisfacție mai mare a clienților.
Utilizați un formular standard atunci când luați comenzi
Dacă compania dvs. utilizează un reprezentant al serviciului pentru clienți pentru a lua comenzi sau clientul introduce comenzi direct pe site-ul dvs., este vital să aveți un formular standardizat. Aceasta permite persoanei care completează formularul să știe ce informații sunt necesare și asigură că toate informațiile necesare sunt colectate.
Fiecare element de inventar poate avea detalii de ordine ușor diferite. De exemplu, dacă utilizați un magazin de mobilier, formularul de comandă pentru o canapea poate include tipul de țesătură, în timp ce formularul pentru o masă poate necesita tipul de finisare.
Este important ca formularele de comandă incomplete să nu fie acceptate. Dacă un formular de comandă nu are informațiile necesare, acesta trebuie returnat și completat înainte ca acesta să poată fi procesat.
Confirmați comanda
După ce a fost trimis un formular de comandă, acesta trebuie confirmat cu clientul. Acest lucru se poate realiza prin trimiterea unui e-mail cu detaliile comenzii. Nu este necesar să cereți clientului să verifice comanda. În schimb, clarificați faptul că clientul ar trebui să contacteze compania dvs. dacă există probleme cu comanda. Asigurați-vă că faceți informațiile de contact ale companiei dvs. ușor accesibile clientului.
Distribuiți formularul de comandă intern
Odată ce formularul de comandă este completat, acesta trebuie transmis tuturor celor care trebuie să efectueze o acțiune legată de îndeplinirea ordinului. Acestea includ depozitul, departamentul de încasări de conturi și producătorul, în cazul în care comanda este îndeplinită de o terță parte. Data de îndeplinire așteptată trebuie indicată în mod clar, astfel încât toți cei implicați să cunoască calendarul.
Comunicați cu clientul
Este vitală comunicarea clară cu clientul. Spuneți clientului dacă există o întârziere în îndeplinirea ordinului. A fi în avans și cinstit cu clientul atunci când există o problemă este mult mai bine decât ignorarea acestuia. De asemenea, informați clientul atunci când comanda este livrată. Spune-i transportatorului, numărul de urmărire și data de livrare așteptată. Cereți feedback de la client după primirea comenzii. Cereți un reprezentant al serviciului de relații cu clienții pentru a vă asigura că clientul este mulțumit de cumpărare sau folosiți un sondaj online pentru a obține feedback. În orice caz, feedback-ul clientului va oferi o perspectivă foarte utilă asupra procesului dvs. de realizare a comenzilor.
