Fiecare companie are reguli diferite despre întâlniri. Unii urmează un proces informal, în timp ce alții necesită o structură mai formală. În calitate de administrator sau proprietar de afaceri, este important să știți cum să conduceți și să încheiați atât întâlniri formale, cât și informale. Acest lucru va îmbunătăți comunicarea și va duce la un rezultat mai productiv.
Ce înseamnă să renunțați la o întâlnire?
Termenul "amânare" vine de la cuvintele latine Anunț (la) și Diurnus (zilnic). Deși mulți utilizatori folosesc termenul în mod interschimbabil cu chemarea la încheierea unei întâlniri, "suspendarea" înseamnă de fapt trecerea unei întâlniri sau a unui element de pe ordinea de zi într-o altă zi. De exemplu, membrii consiliului de administrație ai unei companii pot întrerupe o întâlnire atunci când pur și simplu nu este posibil să se discute problemele la îndemână din cauza lipsei de informații cheie. Întreruperea înseamnă reuniunea va fi reluată mai târziu, când toată lumea va fi pregătită să discute problema în cauză. Nu este același lucru cu încheierea sau încheierea unei întâlniri, atunci când toate problemele sunt rezolvate.
Care sunt regulile procesului de întâlnire?
Unele organizații, în special instanțele judecătorești, universitățile, agențiile guvernamentale și marile organizații respectă reguli stabilite pentru desfășurarea ședințelor oficiale. În conformitate cu regulile de ordine ale lui Robert, recent revizuite, de exemplu, oricine poate adopta o moțiune pentru a întrerupe o întâlnire în anumite circumstanțe, de exemplu:
- În absența unui cvorum
- Așa cum se prevede în legile organizației
- Când membrii consiliului ajung la sfârșitul agendei
- În caz de urgență sau de pericol imediat, cum ar fi alarmele de incendiu care au loc în clădire.
În timp ce întreprinderile mai mici sunt puțin probabil să respecte regulile lui Robert, ele oferă un cadru simplu pentru "oficial" suspendarea unei întâlniri.
Procedurile de întrerupere a unei întâlniri
O întâlnire poate fi amânată fie la început, fie la orice etapă. Dacă sunteți președintele, faceți un plan pentru a vă asigura că totul merge bine. După discutarea agendei, verificați dacă cineva dorește să facă o moțiune pentru a întrerupe întâlnirea. Cereți unul, spunând "Am auzit o moțiune de amânare?" Propunerea de suspendare ar trebui să specifice în mod clar data și ora următoarei ședințe, precum și orice chestiuni urgente care necesită o sesiune specială înainte de următoarea adunare generală. În conformitate cu regulile lui Robert, mișcarea trebuie să fie detașată și nu poate fi modificată sau dezbătută.
O reuniune poate fi amânată fără o moțiune dacă cvorumul nu este prezent sau în caz de urgență. În cazul în care ziua este o sărbătoare publică, întâlnirea poate fi amânată până în următoarea zi lucrătoare, în același timp și în același loc. O întâlnire amânată va urma aceeași ordine de activitate ca și întâlnirea inițială. În comentariile de încheiere, președintele poate discuta ziua și ora următoarei reuniuni. De asemenea, acesta poate furniza informații de contact, le mulțumește participanților și vă poate face mementouri de ultim moment. În cazul în care amânarea este de 90 de zile sau mai mult, fiecare participant va primi o notificare cu privire la data și locul.
Întreruperea unei întâlniri mai puțin formale
Nu toate întâlnirile sunt formale; prin urmare, nu toate întâlnirile necesită o moțiune de suspendare. Întâlnirile de vânzări reprezintă un bun exemplu.Acestea sunt cu siguranță importante, iar toți reprezentanții de vânzări sunt așteptați să participe. Scopul întâlnirilor de vânzări este ca managerul de vânzări să transmită informații personalului, poate să ofere sfaturi și încurajări sau să-i avertizeze pe cei care nu au reușit sau nu au reușit să se întoarcă în documentele necesare. În timpul întâlnirii nu va fi votat, deoarece avizul managerului de vânzări este cel care contează. După efectuarea unei întâlniri în care o persoană este responsabilă, ar fi prost să cereți o moțiune de suspendare. Managerul de vânzări poate întreba dacă există întrebări și după ce le răspunde, pur și simplu spune: "Asta e tot ce am vrut să acordez astăzi. Ia câteva din aceste broșuri noi pe măsură ce pleci și le folosești pentru a explica beneficiile incredibile ale acestui produs grozav!"
Întâlnirile în care managerii se reunesc pentru a discuta problemele și soluțiile sunt un alt exemplu. Managerii nu au timp pentru o întâlnire formală cu mișcări și secunde, nici nu au nevoie de unul. Ei știu la ce este vorba întâlnirea, deci nu este necesară o agendă. Nimeni nu ia câteva minute. Vor continua să discute aceste probleme la următoarea întâlnire, deci din punct de vedere tehnic, ar putea să amâne ședința. Dar încheierea oficială a întâlnirii ar fi incomodă și inadecvată. Sunt șanse, întâlnirea va fi programată pentru o perioadă finită de timp, cum ar fi 30 sau 60 de minute. Când este timpul, cineva va spune, "Să alegem această discuție luna viitoare" în timp ce alții își dau drumul la ușă pentru a reveni la muncă.
