Majoritatea funcțiilor de afaceri care nu sunt îndrumate de politici și proceduri devin haotice și dezorganizate. Rezistența înregistrărilor nu este unul dintre cele mai interesante aspecte ale afacerii, dar este una dintre cele mai vitale. Un sistem organizat de stocare a documentelor elimină înregistrările inutile și protejează afacerile în cazul unui audit. Știind când să o păstrați și când să o aruncați este un pas crucial în dezvoltarea unei operațiuni de succes a afacerii.
Planul universal de retenție
Toate companiile ar trebui să dezvolte un sistem de păstrare a înregistrărilor care să fie universal pentru toate departamentele. Ea devine toată lumea pe aceeași pagină când vine vorba de stocarea înregistrărilor. Cercetați legile și statutele pentru sectorul dvs. de afaceri și de operare. De exemplu, o firmă de avocatură poate avea cerințe diferite decât un mic magazin alimentar. Dacă este necesar, consultați un avocat pentru a crea acest sistem. Indicați planul pe baza funcției și departamentului. Efectuați un program și alocați codurile de clasificare.
Înregistrează inventarul
Inventarul de înregistrări reprezintă un pas crucial în gestionarea păstrării. Aceasta este o listă precisă a tuturor înregistrărilor, electronice și de hârtie, în cadrul organizației dvs. Listarea ar trebui să detalieze un titlu pentru fiecare înregistrare, cum ar fi "Cartea generală" și locația documentului. În plus, includeți o clasificare pentru înregistrări. Acesta va fi punctul de referință al păstrării pe baza programului companiei dvs. De exemplu, compuneți o foaie de calcul; prima coloană ar fi un titlu, "Raportul de rambursare a conturilor". Al doilea antet al coloanei ar fi o clasificare, "Contabilitate plătibilă". Coloana trei ar putea fi un departament, "Contabilitate". Restul foii de calcul ar putea implica locația, "Cameră de depozitare din Est, Cabinetul Patru", și codul de reținere, "Programul A."
Evaluarea documentelor
Procesul de evaluare presupune o analiză la nivel de companie a înregistrărilor la fața locului pentru a elimina documentele care depășesc perioada de păstrare. Această formă de curățenie a casei elimină acumularea de înregistrări în exces. Utilizând înregistrarea inventarului de înregistrări, distrugeți documentele expirate. După finalizare, examinați toate stocările și actualizați înregistrarea inventarului. În acest timp, examinați legile pentru a recunoaște modificările adoptate de la ultima examinare. Programați recenzii anual, trimestrial sau lunar.
