Reorganizările pot fi necesare pentru a reflecta schimbarea modelelor de afaceri sau a condițiilor economice, dar pot fi perturbatoare atât pentru personal, cât și pentru clienți, fără o planificare și execuție corespunzătoare. Elaborarea unui plan strategic pentru restructurarea departamentală necesită comunicare pe tot parcursul procesului. Când planul este dezvăluit în cele din urmă, unii ar putea să nu le placă rezultatele, dar nimeni nu ar trebui să se simtă blând de ei.
Spuneți conducerii superioare că intenționați să restructurați un departament pentru a reflecta condițiile de piață în schimbare. Formați un grup de indivizi cheie în cadrul companiei pentru a servi ca o echipă de analiză și planificare pentru a gândi prin nevoile de afaceri din jurul departamentului și cum ar trebui să arate atunci când restructurarea este finalizată.
Discutați cu clienții cheie și consumatorii din produsele și serviciile departamentului dvs. pentru a afla așteptările acestora pentru departamentul dvs. Acestea ar putea fi clienți interni, clienți externi sau ambii, în funcție de situație. Determinați problemele pe care le au cu calitatea, viteza și capacitatea de reacție a departamentului.
Identificați motivele restructurării și modul în care această schimbare va aduce valoare departamentului și afacerii. Legați-l înapoi la misiunea departamentului și la declarațiile de misiune și valori ale companiei. Pe măsură ce continuați să dezvoltați planul, asigurați-vă că schimbările conduc departamentul dvs. de-a lungul acestei căi.
Analizați procesele curente ale departamentului dvs. Comparați-le cu misiunea organizațională și cu procesele de bază separate de cele duplicate în altă parte în cadrul afacerii sau care sunt secundare pentru îndeplinirea obiectivelor departamentului. Identificați decalajele dintre performanța reală și cea dorită. Determinați modul în care structura existentă permite sau împiedică performanța și satisfacția clienților.
Redesign procese pentru a ajuta la determinarea cea mai bună cale pentru crearea unei structuri departamentale mai eficiente. Aceste revizuiri ar trebui să îmbunătățească satisfacția clienților și a părților interesate și să sporească eficiența. Reducerea costurilor poate fi, de asemenea, o parte a acestor obiective, însă luați în considerare acest lucru în legătură cu redesignul procesului. Reducerile de forță de muncă care vă culege capacitatea de a efectua procesele necesare nu vor ajuta departamentul dvs. să reușească.
Determinați unde trebuie modificată structura organizațională. Pot fi necesare noi poziții sau pot fi necesare clarificări ale rolurilor și așteptărilor. Evaluați dacă personalul dvs. actual are abilitățile și capacitățile necesare pentru a răspunde noilor roluri și cerințe. Dacă nu, va trebui să dezvolți un plan de pregătire pentru a le ridica la viteză sau pentru a face noi angajări pentru a umple încălcarea.
Planificați-vă strategia de implementare. Elaborați un interval de timp pentru momentul în care va fi instalată noua structură. Clarificați cine din noua structură departamentală are puterea de decizie. Scrieți o nouă schemă de organizare și descrieri de poziție pentru a clarifica personalul dvs. cu privire la așteptările lor. Dacă aveți nevoie de personal suplimentar, utilizați aceste descrieri de poziții pentru a vă ajuta să vă conduceți în direcția corectă.
Angajați-vă cu departamentul de resurse umane pentru a planifica tranziția. Determinați dacă există poziții în altă parte în companie pentru cei concediați de restructurarea departamentală. În cazul în care restructurarea va duce la disponibilizări, urmați procedurile stabilite pentru a vă asigura că nu există niciun aspect de părtinire în deciziile luate.
Comunicați cu angajații. Personalul dvs. probabil va vedea o restructurare ca mijloc de reducere a numărului de angajați, astfel încât angajații pot fi sceptici față de restructurare. Prin menținerea lor în buclă, ambele reduc influența moară de zvonuri și le dau încredere că există un plan în loc, altul decât reducerea numărului de angajați ai departamentului.
