Politicile și procedurile contabile nu sunt unul și același lucru, deși lucrătorii dintr-un birou confundă adesea cele două. Politicile contabile reprezintă liniile directoare sau regulile care definesc ceea ce așteaptă departamentul contabil într-o anumită situație. Prin crearea politicilor, departamentul contabil asigură că regulile și standardele companiei sunt menținute și respectate în mod consecvent de către toți cei afectați. Procedura reprezintă modul în care ecuația este definită prin definirea pașilor individuali care asigură menținerea politicilor contabile ale companiei și efectuarea controalelor interne.
Definiți politica
Atunci când vă prezentați manualul de politici și proceduri contabile utilizate de contabili și de alții din companie, trebuie să definiți mai întâi fiecare regulă sau orientare ca politică individuală pe care doriți să o urmați. Nu combinați politicile împreună, deoarece este prea confuz. Serviciile de contabilitate creează politici privind fluxurile de numerar, politicile de rambursare a călătoriilor, politicile de numerar mici, politicile de plată a contului sau politicile de facturare, doar pentru a numi câteva. Politica ar trebui să definească regula - cunoscută ca și - și să includă cine trebuie să adere la ea și de ce trebuie respectată. Politicile și procedurile sunt menținute ca documente separate.
Scrieți Prezentarea generală
Fiecare politică trebuie să includă o prezentare generală sau un rezumat al orientării sau regulii. Prezentarea generală este pe primul loc, cu informații detaliate care includ specificul. De exemplu, un departament de contabilitate ar putea avea o politică de fond de numerar mic care să specifice cât de mulți bani vor fi disponibili pentru numerar, tipul de achiziții pe care îl acoperă și titlul persoanei responsabile pentru asigurarea menținerii corecte. Politica nu enumeră numele oamenilor, ci mai degrabă titlul sau poziția companiei responsabile de aceasta.
Descrieți procedurile
Procedurile sunt procesul pas cu pas prin care persoanele respectă politica companiei.De exemplu, un departament contabil poate stabili o politică de fluxuri de numerar care să specifice cât de multă lichiditate de operare ar trebui să fie disponibilă în orice moment și ce trebuie să se întâmple dacă nu este disponibil. Dar pentru a ne asigura că politica este menținută, cineva din departamentul contabil trebuie să completeze concilierea contului bancar. Procesul de reconciliere a băncilor are pași detaliați privind modul de reconciliere a băncii pentru a asigura respectarea politicii fluxurilor de numerar. Pentru a scrie procedura, schițați fiecare pas care trebuie să aibă loc, inclusiv titlurile persoanelor care completează fiecare pas și ce se întâmplă în etapele ulterioare.
Numără pașii
Scrie proceduri în ordinea în care trebuie să apară pașii. De exemplu, utilizând procesul de reconciliere a băncilor, începeți cu primul lucru care trebuie să se întâmple, cum ar fi: declarațiile bancare trebuie să fie acordate neînchise directorului contabil. Includeți pașii pe care trebuie să le îndeplinească managerul contabil înainte de a trece lucrarea reală de reconciliere către altcineva în contabilitate. Acestea ar putea include o analiză rapidă a incoerențelor de verificare, a numelor de beneficiari și multe altele.
Manualul de politici și proceduri
Includeți o listă a titlurilor din departamentul contabil, cu scurte descrieri ale sarcinilor îndeplinite de fiecare poziție din cadrul companiei, în fața manualului de politici și proceduri. Acest lucru contribuie la crearea de controale interne, asigurând în același timp separarea sarcinilor. Scrieți politici pe pagini individuale, creând o pagină nouă sau un set de pagini pentru fiecare politică. Fiecare politică primește propriile titluri și titluri în cuprins, pentru a le ușura oamenii să le caute. După politică, includeți toate procedurile pe propriile pagini ca backup. Cuprinsul poate include "Politica fluxurilor de numerar" ca titlu principal cu subtitluri și pagini proprii care includ "Reconcilierea băncilor", "Reconcilieri ale contului bancar general" sau orice alte proceduri care se aplică acelei politici specifice.
